Входящие письма: определение, назначение, типы и различия писем

Входящая почта: определение, цель, типы и отличия от исходящих писем - Входящие письма - это все типы писем, полученных от других агентств от частных лиц, как по почте, так и через курьеров. Подробнее см. Обсуждение ниже.

Входящая почта: определение, цель, типы и отличия от исходящих писем

---

В администрации компании или организации термины исходящие и входящие письма известны. Но для многих непрофессионалов, которые не знают, что такое входящие и исходящие письма, на этот раз мы обсудим их, начиная с разницы между входящими и исходящими письмами.

---

Понимание и различия входящих и исходящих писем

Входящие сообщения на почте все письма, полученные компанией / организацией от других сторон, как физических лиц, так и компаний / организаций.

Исходящая корреспонденция все письма, составленные или выпущенные компанией или организацией для передачи другим сторонам, как физическим лицам, так и компаниям / организациям.

Ежедневно компании или организации могут получать множество писем. Если не обработать немедленно, это будет вредно как для отправителя, так и для получателя.

---

Назначение и функции входящей и исходящей почты

Входящая почта

Основная функция входящей почты - это средство связи между одной стороной и другой. Ниже приведены некоторые функции и цели входящей почты, в том числе:

• Как инструмент коммуникации.
• Как представитель автора.
• Как историческое свидетельство.
• Как руководство по выполнению работ.
• Как напоминание.
• Как письменное свидетельство.

Функция исходящей почты

Основная функция исходящей почты - это средство связи с другими сторонами. В общем, функции и цели исходящих писем включают:

• Как административный инструмент.
• Как представитель автора.
• Как письменное средство коммуникации.
• Как письменное свидетельство.
• Как инструмент измерения прогресса компании или агентства.

---

Преимущества управления входящей и исходящей почтой

Если входящие и исходящие письма обрабатываются должным образом, получаемые преимущества включают:

• Входящая и исходящая почта будет правильно записываться.
• Процедуры обработки почты понятны и могут выполняться должным образом.
• Входящая почта будет храниться и обрабатываться должным образом, чтобы ее можно было легко найти при необходимости.
• Часто приходят конфиденциальные письма. При правильной обработке почты конфиденциальность будет сохранена.

В процессе управления входящей и исходящей почтой есть два общих шаблона, а именно:

• Централизованная схема, а именно обработка входящей и исходящей почты, которая осуществляется централизованно. Этот шаблон широко используется в государственных учреждениях или БУМН.
• Шаблон децентрализации, который представляет собой обработку писем, выполняемую во всех подразделениях компании. Этот шаблон широко используется частными предприятиями (BUMS).

---

Типы входящих и исходящих писем

В организации / компании существует 3 (три) типа входящих и исходящих писем, в том числе:

Персональное письмо

Личное письмо - это письмо, адресованное должностному лицу или сотруднику / служащему и отправляемое лично стороной, как частными лицами, так и компаниями / организациями.

Официальное письмо

Официальное письмо - это официальное письмо, адресованное агентству / организации в административных целях. Типы официальных писем, в том числе:

• Обычное / регулярное официальное письмо.
• Важное официальное письмо.
• Письмо секретной службы.

Торговое письмо

Коммерческие письма - это письма, составленные и отправленные коммерческими структурами или компаниями, которые имеют деловые интересы.

Это обзор от О Knowledge.co.id о Входящие сообщения на почте, Может быть полезно