√ Noções básicas sobre arquivos, funções, tipos, procedimentos e sistemas de armazenamento
Noções básicas sobre arquivos, funções, tipos, procedimentos e sistemas de armazenamento – Nesta discussão explicaremos o significado de arquivos. Que inclui o significado de arquivos, funções de arquivo, tipos de arquivos, procedimentos de arquivamento e sistemas de armazenamento de arquivos com discussões completas e fáceis de entender. Para mais detalhes, leia a análise abaixo com atenção.
Noções básicas sobre arquivos, funções, tipos, procedimentos e sistemas de armazenamento
Vamos discutir o significado primeiro com cuidado.
Compreendendo os arquivos
Arquivos são registros na forma de roteiros ou registros escritos, impressos ou digitados na forma de letras, números e imagens, que tem um significado e finalidade específicos como material para comunicação e informação registrada comunicação e informação registrada em papel (cartão, formulário) Papel filme (slide, tira de filme, macrofilme) computador, fita, disco, disco, disquete, papel para fotocópia e outros etc.
Juntamente com o desenvolvimento de ferramentas de dados e informação que chegaram à era da informatização, os arquivos estão agora a tornar-se cada vez mais populares. Isso pode ser gravado em papel filme de celulóide e mídia de computador (disquete, fita magnética, etc. etc).
Com base na Lei nº 7 de 1971, o Ministério da Saúde afirma que o significado de arquivo é:
- Manuscritos elaborados e aceitos por instituições e agências governamentais sob qualquer forma, seja individual ou em grupo, no contexto da implementação de atividades governamentais.
- Os manuscritos que foram preparados e aceitos por entidades privadas e indivíduos estão na forma de cora qualquer coisa, seja sozinho ou em grupo, para levar a vida nacionalidade.
Função de arquivo
De acordo com a Lei nº. 7 de 1971, as funções de arquivo são divididas em duas, nomeadamente funções dinâmicas e funções estáticas. Enquanto isso, de acordo com os Drs. As funções do arquivo Anhar são:
- É uma ferramenta de armazenamento de documentos
- É uma ferramenta de auxílio à biblioteca
- Armazenar documentos para decisões que foram tomadas
- Arquivos significa armazenar regularmente e regularmente documentos importantes sobre o progresso da empresa.
Tipos de arquivos
Vista na perspectiva legal e regulatória do Ministério da Saúde nº. 43 de 1971 existem dois tipos de arquivos:
Arquivos Autênticos
Arquivos autênticos são arquivos que possuem uma assinatura original com tinga, o que significa que não são fotocópias ou filme, como um sinal válido do conteúdo do arquivo relevante, os arquivos autênticos podem ser usados como prova legal legítimo.
Arquivos Inautênticos
Arquivos inautênticos são arquivos que não possuem uma assinatura original a tinta. Este arquivo pode estar na forma de fotocópias, filme, microfilme, tipo de saída (saída de computador ou impressão) e mídia de computador, como disquetes e assim por diante.
Procedimentos de armazenamento de arquivos
Os procedimentos de armazenamento são as etapas de trabalho realizadas em conexão com o armazenamento de um documento. Existem dois tipos de armazenamento, nomeadamente armazenamento de documentos que ainda não foram processados (ficheiros pendentes) e armazenamento de documentos que foram processados (ficheiros permanentes).
Armazenamento temporário (arquivos pendentes)
Arquivos pendentes ou arquivos de acompanhamento são arquivos usados para armazenamento temporário antes da conclusão do processamento de um documento. Este arquivo consiste em pastas marcadas com datas válidas por três meses. Cada mês consiste em 31 pastas de datas que incluem 31 pastas para o mês atual, 31 pastas para o mês seguinte e 31 pastas para o mês seguinte.
A mudança do mês é exibida alterando o guia do mês, cujo número é 12. Documentos que estão adiados para determinado horário, por exemplo, podem ser inseridos na pasta no mês e data desejados. Após a conclusão do processamento, o documento pendente é salvo no arquivo de armazenamento. Os arquivos pendentes costumam ser colocados em uma das gavetas ou arquivos utilizados.
Armazenamento persistente (arquivos permanentes)
Em geral, os escritórios não se preocupam com os procedimentos ou passo a passo para o armazenamento dos documentos. A experiência mostra que muitos documentos ou documentos são perdidos durante o procedimento inicial, mas uma vez armazenados, a velocidade de localização dos documentos desempenha um papel importante. E essa velocidade depende muito do sistema utilizado, dos equipamentos e dos arquivadores.
Sistema de armazenamento de arquivos
O sistema de armazenamento é um sistema que se aplica ao armazenamento de documentos para que o armazenamento seja fácil A criação e localização de documentos que foram salvos podem ser feitas mais rapidamente se os documentos estiverem em um determinado horário necessário.
O sistema de armazenamento tem como princípio armazenar de acordo com a legenda dos documentos armazenados, seja na forma de letras ou números dispostos em determinada ordem. Basicamente, existem dois tipos de ordem, nomeadamente ordem alfabética e ordem decrescente. Os sistemas de armazenamento em ordem alfabética são sistemas frequentemente chamados de sistemas alfabéticos, sistemas geográficos e sistemas temáticos. Enquanto isso, aqueles que estão de acordo com a ordem numérica são o sistema numérico, o sistema cronológico e o sistema numérico de assunto.
Freqüentemente, os sistemas de armazenamento que podem ser usados como sistemas de armazenamento padrão são sistemas alfabéticos, sistemas numéricos, sistemas geográficos e sistemas temáticos. (Amsyah, 2008:71)
Assim foi explicado sobre Noções básicas sobre arquivos, funções, tipos, procedimentos e sistemas de armazenamento, espero que possa aumentar sua visão e conhecimento. Obrigado pela visita e não se esqueça de ler outros artigos.
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