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√ Noções básicas sobre documentação, funções, atividades, benefícios e codificação

Noções básicas sobre documentação, funções, atividades, benefícios e codificação– Nesta discussão explicaremos a documentação. O que inclui o significado da documentação de acordo com especialistas, funções de documentação, atividades de documentação, benefícios e codificação de documentos que são explicados de forma completa e fácil. Para mais detalhes, leia a análise abaixo com atenção.

Noções básicas sobre documentação, funções, atividades, benefícios e codificação

Vamos discutir primeiro o significado completo da documentação com atenção.

Compreendendo a documentação

Documentação é uma coleção de documentos que podem fornecer informações ou evidências relacionadas a algo o processo de coleta e processamento sistemático de documentos e também de divulgação de informações aos usuários o.

Compreendendo a documentação de acordo com especialistas

A seguir está uma definição de especialistas em relação à documentação.

  1. KBBI (Grande Dicionário Indonésio)

    A definição de documentação segundo o KBBI é a coleta, seleção, processamento e armazenamento de informações na área do conhecimento; fornecer ou coletar evidências de informações como fotos, citações, recortes de jornais e outros materiais de referência.

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  2. Wikipédia

    A definição de documentação de acordo com a Wikipedia é um método usado para fornecer documentos usando evidências precisas do registro de fontes específicas de informações de ensaios/escritos, testamentos, livros, leis e etc.

    No sentido geral, documentação é busca, investigação, coleta, preservação, controle, uso e fornecimento de documentos.

  3. Enciclopédia Britânica

    A definição de documentação de acordo com a Enciclopédia Britânica é a supervisão e preparação de uma bibliografia utilizando ferramentas como índices, resumos e ensaios, além de utilizar também métodos tradicionais para obter essas informações alcançou.

  4. FID (Federação Internacional de Decommentação)

    A definição de documentação de acordo com o FID é o processo de recolha e divulgação de documentos de todos os tipos relativos a todas as áreas do trabalho humano.

  5. Paul Otlet (Conferência Econômica Internacional 1905)

    A definição de documentação segundo Paul Otlet é uma atividade empresarial na forma de coleta, processamento, armazenamento, redescoberta e distribuição de documentos.

Função de documentação

Em termos de função de documentação, é o seguinte:

  • Dinâmico é um documento que pode ser utilizado diretamente no processo de conclusão de trabalhos de escritório.
    • Dinâmica ativa
    • Dinâmica semi-ativa
    • Dinâmico em ativo
  • Estáticos são documentos que não são usados ​​diretamente para realizar trabalhos de escritório:
    • Documento Coprol
    • Documentos Literais
    • Documentos Privados

Atividades ou tarefas de documentação

As atividades de documentação são as seguintes:

  • Pesquise e colete materiais
  • Gravação de documentos
  • Realizar processamento de documentos
  • Realize a produção de documentos
  • Apresentação e divulgação de documentos
  • Realizar armazenamento e manutenção de documentos

Benefícios da Documentação

Os benefícios da documentação são os seguintes:

  • Aspectos Administrativos

    Vista do ponto de vista administrativo, a documentação tem a vantagem de ser registrada, pois os arquivos documentados possuem valores de identidade, datas de entrada e saída, além de dados de acesso.

  • Aspectos legais

    Do ponto de vista jurídico, a documentação tem a vantagem de ser uma prova válida, o conteúdo dos arquivos está relacionado com a garantia da segurança jurídica com base na justiça contínua.

  • Aspecto Educacional

    Se documentados, as informações ou os arquivos forem úteis para apoiar as atividades de aprendizagem, o conteúdo dos informações relacionadas com dados relativos ao desenvolvimento cronológico dos serviços de obstetrícia que foram prestados a paciente.

  • Aspecto de pesquisa

    Vista do aspecto da pesquisa, a documentação traz benefícios como fornecedora de informações para necessidades de pesquisa. Os dados ou informações anexados a um arquivo podem ser utilizados para fins de pesquisa no desenvolvimento de conhecimento no setor da saúde.

  • Aspectos Econômicos

    As informações ou dados têm a vantagem de documentar o montante de recursos que devem ser gastos, reduzindo assim a ocorrência de desperdícios, conteúdo de um arquivo pode ser usado como material para determinar o pagamento de serviços em uma instituição, portanto o pagamento por esta ação não pode ser garantido responder.

  • Aspectos de Gestão

    Informações completas e armazenadas corretamente indicam que há um gerenciamento correto. Um arquivo de documentação são todos os fluxos de dados e informações em um sistema de informação. Este arquivo é usado em relatórios e compilação de programas para implementação de decisões de liderança.

Codificação de documentos

Na documentação existe a codificação do documento que é realizada registrando-o no livro mestre de documentos. Aqui está a codificação do documento:

  1. Número sequencial
  2. A data em que o documento ou dados foram obtidos
  3. Preparação de documentos
  4. O nome ou título do documento
  5. Cidade onde foi publicado
  6. Nome do editor
  7. Ano de publicação
  8. Número de páginas do documento
  9. Hoje em dia, muitos documentos são gravados ou transformados em microfilmes, alguns até armazenados na memória do computador.

Com a senha processada você poderá encontrar rapidamente o documento que procura. Os documentos podem estar na forma de folhas de filme, fitas ou gravações. Para a forma das folhas, principalmente roteiros ou cartas, utiliza-se um sistema de arquivamento ou preenchimento. Em contraste com os documentos encadernados, um sistema de biblioteca utiliza armazenamento, organização e segurança.

A divisão de classificação começa com a divisão principal que é dividida em divisões, divisões e posteriormente dividida em seções e seções divididas em subseções.

A divisão de classificação pode ser dividida em partes ainda menores.

  1. Padrões de classificação de títulos ou legendas e divisão dos títulos principais
  2. Técnicas de indexação
  3. Técnicas de determinação de código
  4. Armazenando procedimentos e técnicas
  5. Determinar os registros necessários

Classificação do título do arquivo

Cada arquivo organizado em ordem alfabética é classificado em quatro grupos, incluindo:

  1. Arquivos individuais: Esses arquivos são marcados com o título (legenda) do nome do indivíduo
  2. Arquivos de agências governamentais: esses arquivos são legendados com o nome da agência governamental
  3. Arquivo Comercial: Este arquivo tem como título (legenda) o nome da empresa
  4. Arquivos administrados por agências sociais.
Compreendendo a documentação de acordo com especialistas, funções, atividades, benefícios, codificação

Técnica de indexação de “definição de unidades”:

Após determinar o título, seja ele o nome de um indivíduo, organização social, órgão governamental ou setor privado, o próximo passo é determinar as unidades mais importantes. Isso é conhecido como indexação

Técnicas para Atribuição de Códigos

Na determinação do código, utilizamos uma técnica que inclui regras de indexação.

Assim foi explicado sobre Noções básicas sobre documentação, funções, atividades, benefícios e codificação Esperamos que isso possa aumentar sua visão e conhecimento. Obrigado pela visita e não se esqueça de ler nossos outros artigos.

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