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√ ドキュメント、機能、アクティビティ、利点、コーディングを理解する

ドキュメント、機能、アクティビティ、利点、コーディングについて理解する– このディスカッションでは、ドキュメントについて説明します。 これには、専門家によるドキュメンテーションの意味、ドキュメンテーション機能、ドキュメンテーション活動、メリット、ドキュメントのコーディングが完全かつ簡単に説明されています。 詳細については、以下のレビューをよく読んでください。

ドキュメント、機能、アクティビティ、利点、コーディングについて理解する

まずはドキュメンテーションの完全な意味について慎重に議論しましょう。

ドキュメントを理解する

ドキュメンテーションは、何かに関連する情報や証拠を提供できる文書の集合です。 文書を体系的に収集および処理し、ユーザーに情報を配布するプロセス の。

専門家によるドキュメントの理解

以下はドキュメンテーションに関する専門家による定義です。

  1. KBBI (インドネシア語大辞典)

    KBBI による文書の定義は、知識分野における情報の収集、選択、処理、および保管です。 写真、引用、新聞の切り抜き、その他の参考資料などの情報から証拠を提供または収集すること。

  2. ウィキペディア

    Wikipedia によるドキュメントの定義は、ドキュメントを提供するために使用される方法です。 エッセイ/著作、遺書、書籍、法律などの特定の情報源を記録することによる正確な証拠 等

    一般的な意味での文書化とは、文書の検索、調査、収集、保存、管理、使用および提供のことです。

  3. イギリス百科事典

    英国百科事典による文書の定義は、以下を使用して参考文献を監督および作成することです。 この情報を取得するために従来の方法を使用することに加えて、インデックス、ダイジェスト、エッセイなどのツールも利用できます。 達成。

  4. FID (国際デコメンテーション連盟)

    FID による文書の定義は、人間の仕事のあらゆる分野に関するあらゆる種類の文書を収集し、配布するプロセスです。

  5. ポール・オトレ (1905 年の国際経済会議)

    ポール・オトレによる文書の定義は、文書の収集、処理、保存、再発見、配布という形のビジネス活動です。

ドキュメンテーション機能

ドキュメント機能に関しては、次のとおりです。

  • ダイナミックは、事務作業を完了するプロセスで直接使用できるドキュメントです。
    • アクティブダイナミック
    • セミアクティブダイナミック
    • ダイナミックでアクティブ
  • 静的ドキュメントは、事務作業を完了するために直接使用されないドキュメントです。
    • コプロル文書
    • 文字通りの文書
    • 私的な文書
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ドキュメントのアクティビティまたはタスク

文書作成活動は次のとおりです。

  • 素材を探して集める
  • 文書の記録
  • 書類処理を行う
  • 書類作成を行う
  • 文書の提示と配布
  • 書類の保管とメンテナンスを行う

ドキュメンテーションの利点

文書化の利点は次のとおりです。

  • 管理上の側面

    管理的な側面から見ると、文書化されるファイルには ID 値、開始日と終了日、およびアクセス データが含まれるため、文書化には記録するという利点があります。

  • 法的側面

    法的な側面から見ると、文書には有効な証拠となるという利点があり、ファイルの内容は継続的な正義に基づいた法的確実性の保証に関連しています。

  • 教育的側面

    文書化されている場合、情報やファイルは学習活動のサポートに役立ちます。 これまでに提供された助産サービスの時系列的発展に関するデータに関する情報 忍耐強い。

  • 研究面

    研究の側面から見ると、ドキュメンテーションには研究ニーズに対する情報の提供者としての利点があります。 ファイルに添付されたデータまたは情報は、医療分野の知識を発展させるための研究目的に使用できます。

  • 経済的側面

    情報またはデータには、費やさなければならない資金の額を文書化するという利点があり、それによって無駄の発生や内容が削減されます。 ファイルは、機関でのサービスの支払いを決定する材料として使用される可能性があるため、このアクションに対する支払いは保証されません 答え。

  • 経営面

    情報が完全で正しく保存されているということは、適切な管理が行われていることを示しています。 ドキュメント ファイルは、情報システム内のすべてのデータと情報の流れです。 このファイルは、リーダーシップの決定を実装するためのプログラムのレポート作成とコンパイルに使用されます。

ドキュメントのコーディング

文書化には、文書マスターブックに記録することによって実行される文書コーディングがあります。 ドキュメント内のコーディングは次のとおりです。

  1. 連番
  2. 文書またはデータが取得された日付
  3. 書類の準備
  4. 文書の名前またはタイトル
  5. 掲載都市
  6. 出版社名
  7. 出版年
  8. ドキュメントのページ数
  9. 今日では、多くの文書が記録またはマイクロフィルム化されており、一部はコンピューターのメモリーに保存されています。

処理されたパスコードを使用すると、探しているドキュメントをすぐに見つけることができます。 文書は、フィルム シート、テープ、または録音の形式をとることができます。 シート、特にスクリプトや手紙の形式には、ファイリングまたは充填システムが使用されます。 製本された文書とは対照的に、図書館システムは保管、配置、およびセキュリティを使用します。

分類部門は、主部門から始まり、部門、部門に分割され、さらにセクションとセクションに分割されます。

分類区分はさらに細かく分けることができます。

  1. タイトルまたはキャプションの分類パターンと上位タイトルの分割
  2. インデックス作成のテクニック
  3. コード判定手法
  4. 保管手順とテクニック
  5. 必要な記録を決定する

アーカイブタイトルの分類

アルファベット順に並べられた各アーカイブは、次の 4 つのグループに分類されます。

  1. 個人アーカイブ: これらのアーカイブには個人名のタイトル (キャプション) が付けられます。
  2. 政府機関アーカイブ: これらのアーカイブには政府機関の名前のキャプションが付いています。
  3. 商業アーカイブ: このアーカイブには会社名がタイトル (キャプション) として付けられています。
  4. 社会機関が管理するアーカイブ。
専門家によるドキュメントの理解、機能、アクティビティ、利点、コーディング

「単位を設定する」インデックス作成テクニック:

個人、社会組織、政府機関、民間部門のいずれの名前であっても、タイトルを決定したら、次のステップは最も重要な単位を決定することです。 これはインデックス作成と呼ばれます

コードを割り当てるテクニック

コードを決定する際には、インデックス付けのルールを含む手法を使用します。

以上、について説明してきましたが、 ドキュメント、機能、アクティビティ、利点、コーディングについて理解する あなたの洞察力と知識が増えることを願っています。 訪問していただきありがとうございます。他の記事もぜひお読みください。

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