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√ 電子アーカイブ、特典およびコンポーネントの定義 (完全)

電子アーカイブ、特典およびコンポーネントの定義 (完全) – このディスカッションでは、電子アーカイブについて説明します。 これには、電子アーカイブの意味、利点、構成要素が含まれており、完全かつわかりやすい議論が含まれています。 詳しくはレビューをご覧ください 知識について注意深くフォローしてください。

電子アーカイブ、特典およびコンポーネントの定義 (完全)

まずはその意味をじっくり考えてみましょう。

電子アーカイブの定義

電子アーカイブは、電子アーカイブ (e-アーカイブ) の別の定義です。これは、記録され、記録される文書の形式で情報を収集するためのシステムまたは手順を意味します。 コンピュータ技術を使用して電子文書 (文書管理システム/e-Document) の形式で保存され、文書を簡単に表示、管理、検索、使用できるようにすることを目的としています。 戻る。

専門家による電子アーカイブの定義

専門家による電子アーカイブの定義は次のとおりです。

1. オーストラリアのアーカイブ (書籍『電子記録の管理』内)

オーストラリア公文書館による電子アーカイブの定義は、情報のリポジトリとして作成および維持されるアーカイブです。 システム内およびシステム間で転送および処理される機関または個人のトランザクション、活動、および機能 コンピューター。

2. NARA (国立公文書記録管理局)

NARA による電子アーカイブの定義は、コンピューターのみが処理できる形式で保存および処理されるアーカイブです。 電子アーカイブは、機械可読記録 (機械を介してのみ読み取り可能なアーカイブ) としても知られています。 電子記録、つまり電子ファイルやメディアに含まれる情報。組織や個人によって作成、受信、管理され、活動の証拠として保存されます。

3. スギアルト (2005)

スギアルト氏によれば、電子アーカイブの意味は、基本的には従来のファイリングシステムと同じ概念であるという。 電子ベースのアーカイブにも仮想フォルダーを含む仮想キャビネットがある場合。 さらに、仮想フォルダーには、デジタル ファイルに変換されたアーカイブ シートが含まれています。

4. プリアンサ 他 (2013:23)

Priansa らによる電子アーカイブまたはファイリング システムの定義は、以下の独自の組み合わせと配置です。 設定された目標を達成できるように、アーカイブの問題の解決策を見つけるために設計されたアーカイブ プロセスの要素 達成。

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電子アーカイブの利点

Sukoco (2006: 112) は、次のような電子ファイリング システムがいくつかあると述べています。

  • デスクから離れずにアーカイブやドキュメントをすぐに見つけて利用できる
  • 開発された手順に従って柔軟かつ簡単に変更できるため、労力、時間、コストを節約できます。
  • 全文検索。キーワードまたはファイル名でファイルを検索し、全文文書内で検索します。
  • ファイルが失われる可能性はほとんどありません。それは、ファイルはモニター画面上で見るか、変更することができずに印刷するだけであるためです。
  • スペースを節約し、容量 700MB の CD-RW 1 枚にテキスト形式の文書を約 7000 件保存できます。 シート（1 シートは PDF 形式で 100 KB に相当）または約 700 枚の画像（1 シートは PDF 形式で 1 ​​MB に相当） JPG)
  • デジタルアーカイブを作成すると、紙文書はデジタルで保存されるため、紙文書の損傷や経年による不鮮明のリスクを最小限に抑えることができます。
  • LAN またはインターネット ネットワークを使用すると、パートナーやクライアントとドキュメントを簡単に共有できるため、アーカイブを簡単に共有できます。
  • 制御メカニズムがマニュアルに明確に記載されているため、セキュリティが向上します。 電子申請の場合、権限に比較的困難がない人 アクセスしてください。
    -互換性のあるストレージメディアにデータをバックアップすることで、データ復旧を簡単に実行できます。

電子アーカイブのコンポーネント

スギアルト氏は、電子アーカイブには次の 3 つのコンポーネントがあると述べました。

バーチャルキャビネット

仮想キャビネットは、従来のファイリング システムで使用されている実際のキャビネットの形状を模倣したデータベースです。違いは仮想キャビネットにあります データを収容できる能力には制限がありますが、この仮想キャビネットには制限がありません。制限されるのは、データを保存するハードドライブの物理的な能力です。 デジタル。 または、仮想キャビネットの属性には次のものが含まれます。

  • キャビネットコード、社内のコード記述ルールに合わせてキャビネットコードを記録する機能付き
  • キャビネット名。受信した手紙、送信した手紙などのキャビネット名の記録として機能します。
  • キャビネット機能。キャビネット機能の説明のレコーダーとして機能します。
  • Location: キャビネットの位置の記録装置として機能します。

仮想マップ

仮想マップは、従来のファイル システムにおける実際のマップと同様の属性を持つデータベースです。 ただし、ドキュメント ストレージ機能が制限されている従来のマップとは異なり、この仮想マップには無制限のドキュメント ストレージ機能があります。 仮想マップの属性には次のものが含まれます。

  • フォルダーコード。 社内のコード記述ルールに従ったコードレコーダーとしての機能を持つ
  • フォルダ名。 財務部門やマーケティング部門などのフォルダー名の登録者としての機能を持ちます。
  • 地図の位置
  • 説明など。

電子アーカイブ、特典、コンポーネントの定義

アーカイブシート

仮想フォルダーに保存されるアーカイブされたシートは、ドキュメント ファイルまたは画像ファイルの形式で保存できます。 文書ファイルとは、Microsoft Word、Excel、Power Pointなどで作成されたファイルです。 一方、イメージ ファイルは、スキャン結果としてのイメージ形式のファイル、または他のメディアからビットマップをインポートしたものです。 データベースに記録される属性には次のようなものがあります。

  • アーカイブコードは、社内のアーカイブコード記述ルールに則り、アーカイブコードを記録する機能を持ちます。
  • アーカイブ名。 保存されたアーカイブの詳細な内容を表示するネームレコーダーとしての機能を搭載
  • 分類。 特売品やシークレットなどのフォルダ分類のレコーダーとしての機能があります。
  • アーカイブの日付。 アーカイブ作成日の記録機能あり
  • 受け取った日付。 アーカイブ受信日の記録機能あり
  • 送信者。 アーカイブの送信者を記録する機能あり
  • 受信者。 アーカイブを受け取る部分（アーカイブ先）のレコーダーとしての機能を持ちます
  • 写真。 スキャンされたアーカイブファイルがあればそれを記録する機能を持ちます。
  • ファイルの場所。 ハードディスク上のファイルの場所を記録する機能があります
  • 物理的な位置。 アーカイブのハードコピーの場所を記録するレコーダーとしての機能があります。

以上、について説明してきましたが、 電子アーカイブ、特典およびコンポーネントの定義 (完全)、うまくいけば、あなたの洞察力と知識を増やすことができます。 訪問していただきありがとうございます。他の記事もぜひお読みください。

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