√ Comprensione di archivi, funzioni, tipologie, procedure e sistemi di archiviazione
Comprensione di archivi, funzioni, tipologie, procedure e sistemi di archiviazione – In questa discussione spiegheremo il significato degli archivi. Che comprende il significato di archivi, funzioni di archivio, tipologie di archivi, procedure di archiviazione e sistemi di conservazione archivistica con discussioni complete e di facile comprensione. Per maggiori dettagli vi invitiamo a leggere attentamente la recensione qui sotto.
Comprensione di archivi, funzioni, tipologie, procedure e sistemi di archiviazione
Discutiamo prima attentamente il significato.
Capire gli archivi
Gli archivi sono documenti sotto forma di manoscritti o documenti scritti, stampati o dattiloscritti sotto forma di lettere, numeri e immagini, che ha un significato e uno scopo specifici come materiale per la comunicazione e l'informazione registrata, la comunicazione e l'informazione registrata su carta (scheda, modulo) Carta da pellicola (diapositive, strisce di pellicola, pellicole macro) computer, nastro, disco, disco, dischetto, carta per fotocopie e altri eccetera.
Insieme allo sviluppo di dati e strumenti informativi che hanno raggiunto l’era dell’informatizzazione, gli archivi stanno diventando sempre più popolari Questa può essere registrata su carta di pellicola di celluloide e su supporti informatici (dischetto, nastro magnetico, ecc.) eccetera).
In base alla Legge n.7 del 1971, il Ministero della Sanità precisa che per archivi si intende:
- Manoscritti preparati e accettati da istituzioni e agenzie governative in qualsiasi forma, singolarmente o in gruppo, nel contesto dell'attuazione delle attività governative.
- I manoscritti preparati e accettati da enti privati e privati sono sotto forma di cora qualsiasi cosa, sia singoli che in gruppo per portare avanti la vita nazionalità.
Funzione di archivio
Secondo la legge n. 7 del 1971, le funzioni di archivio si dividono in due, ossia funzioni dinamiche e funzioni statiche. Nel frattempo, secondo il dott. Le funzioni dell'archivio Anhar sono:
- È uno strumento di archiviazione dei documenti
- È uno strumento di aiuto alla biblioteca
- Conservazione dei documenti per le decisioni prese
- Archivio significa archiviare con regolarità e regolarità documenti importanti sull'andamento dell'azienda.
Tipi di archivi
Visto dal punto di vista giuridico e regolamentare del Ministero della Salute n. 43 del 1971 esistono due tipologie di archivi:
Archivi autentici
Gli archivi autentici sono archivi che riportano una firma originale con tinga, il che significa che non sono fotocopie o film, come segno valido del contenuto del relativo archivio, gli archivi autentici possono essere utilizzati come prova legale legittimo.
Archivi non autentici
Gli archivi non autentici sono archivi che non riportano una firma originale con inchiostro. Questo archivio può assumere la forma di fotocopie, film, microfilm, tipo di output (output del computer o stampa) e supporti informatici come dischetti e così via.
Procedure di conservazione dell'archivio
Le procedure di archiviazione sono le fasi di lavoro eseguite in relazione all'archiviazione di un documento. Esistono due tipi di archiviazione, ovvero l'archiviazione dei documenti non ancora elaborati (file in sospeso) e l'archiviazione dei documenti che sono stati elaborati (file permanenti).
Archiviazione temporanea (file in sospeso)
I file in sospeso o file di follow-up sono file utilizzati per l'archiviazione temporanea prima che un documento abbia terminato l'elaborazione. Questo file è costituito da cartelle etichettate con date valide per tre mesi. Ogni mese è composto da 31 cartelle di date che includono 31 cartelle per il mese corrente, 31 cartelle per il mese successivo e 31 cartelle per il mese successivo.
Il cambio di mese viene visualizzato cambiando la guida del mese, il cui numero è 12. I documenti che vengono posticipati fino a una certa ora, ad esempio, possono essere inseriti nella cartella sotto il mese e la data desiderati. Al termine dell'elaborazione, il documento in sospeso viene quindi salvato nel file di archiviazione. I file in sospeso vengono spesso collocati in uno dei cassetti o schedari utilizzati.
Archiviazione persistente (file permanenti)
In generale, gli uffici non prestano attenzione alle procedure o ai passaggi successivi per l'archiviazione dei documenti. L'esperienza dimostra che molti documenti o documenti vengono persi durante la procedura iniziale, ma una volta giunti in deposito, la velocità di ritrovamento dei documenti gioca un ruolo importante. E questa velocità dipende molto dal sistema utilizzato, dalle attrezzature e dagli archivisti.
Sistema di archiviazione dell'archivio
Il sistema di archiviazione è un sistema che viene applicato all'archiviazione dei documenti in modo che l'archiviazione sia semplice La creazione e la ricerca dei documenti salvati può essere eseguita più rapidamente se i documenti si trovano in un determinato momento necessario.
Il sistema di archiviazione funziona secondo il principio dell'archiviazione secondo la didascalia dei documenti archiviati, sotto forma di lettere o numeri disposti in un determinato ordine. Fondamentalmente esistono due tipi di ordine, ovvero l'ordine alfabetico e l'ordine discendente. I sistemi di archiviazione in ordine alfabetico sono sistemi spesso definiti sistemi alfabetici, sistemi geografici e sistemi soggettivi. Nel frattempo, quelli in ordine numerico sono il sistema numerico, il sistema cronologico e il sistema numerico soggettivo.
Spesso i sistemi di archiviazione che possono essere utilizzati come sistemi di archiviazione standard sono sistemi alfabetici, sistemi numerici, sistemi geografici e sistemi soggettivi. (Amsyah, 2008:71)
Così è stato spiegato Comprensione di archivi, funzioni, tipologie, procedure e sistemi di archiviazione, si spera che possa aumentare la tua intuizione e conoscenza. Grazie per la visita e non dimenticare di leggere altri articoli.
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