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√ Comprendere documentazione, funzioni, attività, vantaggi e codifica

Comprensione della documentazione, delle funzioni, delle attività, dei vantaggi e della codifica– In questa discussione spiegheremo la documentazione. Che comprende il significato di documentazione secondo gli esperti, le funzioni di documentazione, le attività di documentazione, i vantaggi e la codifica dei documenti che vengono spiegati in modo completo e semplice. Per maggiori dettagli vi invitiamo a leggere attentamente la recensione qui sotto.

Comprensione della documentazione, delle funzioni, delle attività, dei vantaggi e della codifica

Discutiamo prima attentamente il significato completo della documentazione.

Comprendere la documentazione

La documentazione è una raccolta di documenti che possono fornire informazioni o prove relative a qualcosa il processo di raccolta ed elaborazione sistematica dei documenti e anche di diffusione delle informazioni agli utenti IL.

Comprendere la documentazione secondo gli esperti

Quella che segue è una definizione degli esperti in merito alla documentazione.

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  1. KBBI (grande dizionario indonesiano)

    La definizione di documentazione secondo il KBBI è la raccolta, selezione, elaborazione e archiviazione di informazioni nel campo della conoscenza; fornire o raccogliere prove da informazioni quali immagini, citazioni, ritagli di giornale e altro materiale di riferimento.

  2. Wikipedia

    La definizione di documentazione secondo Wikipedia è un metodo utilizzato per fornire documenti utilizzando prove accurate derivanti dalla registrazione di specifiche fonti di informazione provenienti da saggi/scritti, testamenti, libri, leggi e eccetera.

    In senso generale, la documentazione è una ricerca, indagine, raccolta, conservazione, controllo, utilizzo e fornitura di documenti.

  3. Enciclopedia britannica

    La definizione di documentazione secondo la British Encyclopedia è la supervisione e la preparazione di una bibliografia utilizzando strumenti come indici, riassunti e saggi, oltre a utilizzare metodi tradizionali per ottenere queste informazioni raggiunto.

  4. FID (Decommentazione Internazionale della Federazione)

    La definizione di documentazione secondo la FID è il processo di raccolta e diffusione di documenti di ogni tipo riguardanti tutti i campi del lavoro umano.

  5. Paul Otlet (Conferenza economica internazionale 1905)

    La definizione di documentazione secondo Paul Otlet è un'attività commerciale sotto forma di raccolta, elaborazione, archiviazione, riscoperta e distribuzione di documenti

Funzione di documentazione

In termini di funzione di documentazione, è la seguente:

  • Dynamic è un documento che può essere utilizzato direttamente nel processo di completamento del lavoro d'ufficio.
    • Dinamica attiva
    • Dinamica semiattiva
    • Dinamico in attivo
  • Gli statici sono documenti che non vengono utilizzati direttamente per completare il lavoro d'ufficio:
    • Documento Coprol
    • Documenti letterali
    • Documenti privati

Attività o compiti di documentazione

Le attività di documentazione sono le seguenti:

  • Cerca e raccogli materiali
  • Registrazione di documenti
  • Effettuare l'elaborazione dei documenti
  • Eseguire la produzione di documenti
  • Presentazione e diffusione di documenti
  • Effettuare l'archiviazione e la manutenzione dei documenti

Vantaggi della documentazione

I vantaggi della documentazione sono i seguenti:

  • Aspetti amministrativi

    Dal punto di vista amministrativo, la documentazione ha il vantaggio di essere registrata, perché i file documentati hanno valori di identità, date di entrata e di uscita, nonché dati di accesso.

  • Aspetti legali

    Dal punto di vista giuridico, la documentazione ha il vantaggio di essere un elemento di prova valido, il contenuto dei fascicoli ha lo scopo di garantire la certezza del diritto sulla base della giustizia continua.

  • Aspetto educativo

    Se documentati, informazioni o file sono utili a supportare le attività didattiche, i contenuti di informazioni relative ai dati riguardanti lo sviluppo cronologico delle prestazioni ostetriche prestate paziente.

  • Aspetto della ricerca

    Dal punto di vista della ricerca, la documentazione presenta vantaggi come fonte di informazioni per le esigenze di ricerca. I dati o le informazioni allegati a un file possono essere utilizzati per scopi di ricerca e sviluppo delle conoscenze nel settore sanitario.

  • Aspetti economici

    Le informazioni o i dati hanno il vantaggio di documentare l'importo dei fondi che devono essere spesi, riducendo così la presenza di rifiuti e contenuti un file può essere utilizzato come materiale per determinare il pagamento per i servizi presso un'istituzione, pertanto il pagamento per questa azione non può essere garantito risposta.

  • Aspetti gestionali

    Le informazioni complete e archiviate correttamente indicano che esiste una gestione corretta. Un file di documentazione è l'insieme dei flussi di dati e informazioni in un sistema informativo. Questo file viene utilizzato nel reporting e nella compilazione di programmi per l'implementazione delle decisioni di leadership.

Codificazione dei documenti

Nella documentazione è presente la codifica del documento che viene effettuata registrandolo nel libro anagrafico dei documenti. Ecco la codifica nel documento:

  1. Numero sequenziale
  2. La data in cui sono stati ottenuti il ​​documento o i dati
  3. Preparazione dei documenti
  4. Il nome o il titolo del documento
  5. Città in cui è stato pubblicato
  6. Nome dell'editore
  7. Anno di pubblicazione
  8. Numero di pagine del documento
  9. Al giorno d'oggi molti documenti vengono registrati o trasformati in microfilm, alcuni addirittura archiviati nella memoria del computer.

Con il passcode elaborato potrai trovare velocemente il documento che stai cercando. I documenti possono essere sotto forma di fogli di pellicola, nastri o registrazioni. Per la forma dei fogli, in particolare delle scritture o delle lettere, viene utilizzato un sistema di archiviazione o riempimento. A differenza dei documenti rilegati, un sistema bibliotecario utilizza l'archiviazione, l'organizzazione e la sicurezza.

La divisione di classificazione inizia con la divisione principale che è suddivisa in divisioni, divisioni e ulteriormente suddivisa in sezioni e sezioni suddivise in sottosezioni.

La divisione di classificazione può essere divisa in parti ancora più piccole.

  1. Modelli di classificazione del titolo o della didascalia e divisione dei titoli principali
  2. Tecniche di indicizzazione
  3. Tecniche di determinazione del codice
  4. Memorizzazione di procedure e tecniche
  5. Determinare i record richiesti

Classificazione dei titoli dell'archivio

Ogni archivio organizzato in ordine alfabetico è classificato in quattro gruppi, tra cui:

  1. Archivi individuali: questi archivi sono contrassegnati con il titolo (didascalia) del nome della persona
  2. Archivi dell'agenzia governativa: questi archivi sono intitolati con il nome dell'agenzia governativa
  3. Archivio Commerciale: Questo archivio è intitolato (didascalia) con il nome dell'azienda
  4. Archivi gestiti dalle agenzie sociali.
Comprendere la documentazione secondo esperti, funzioni, attività, vantaggi, codifica

Tecnica di indicizzazione “Impostazione delle unità”:

Dopo aver determinato il titolo, che si tratti del nome di un individuo, di un'organizzazione sociale, di un ente governativo o di un settore privato, vengono determinate le unità più importanti. Questo è noto come indicizzazione

Tecniche di assegnazione dei codici

Nel determinare il codice, utilizziamo una tecnica che include regole per l'indicizzazione.

Così è stato spiegato Comprensione della documentazione, delle funzioni, delle attività, dei vantaggi e della codifica Spero che possa aumentare la tua intuizione e conoscenza. Grazie per la visita e non dimenticare di leggere gli altri nostri articoli.

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