√ अभिलेखों, कार्यों, प्रकारों, प्रक्रियाओं और भंडारण प्रणालियों को समझना
पुरालेख, कार्यों, प्रकार, प्रक्रियाओं और भंडारण प्रणालियों को समझना – इस चर्चा में हम पुरालेख का अर्थ समझाएँगे। जिसमें संपूर्ण और समझने में आसान चर्चाओं के साथ अभिलेखागार का अर्थ, संग्रह कार्य, अभिलेखागार के प्रकार, संग्रह प्रक्रियाएं और अभिलेखीय भंडारण प्रणालियां शामिल हैं। अधिक जानकारी के लिए कृपया नीचे दी गई समीक्षा को ध्यान से पढ़ें।
पुरालेख, कार्यों, प्रकार, प्रक्रियाओं और भंडारण प्रणालियों को समझना
आइए पहले अर्थ पर ध्यानपूर्वक चर्चा करें।
पुरालेख को समझना
पुरालेख लिपियों या अक्षरों, संख्याओं और छवियों के रूप में लिखे, मुद्रित या टाइप किए गए अभिलेखों के रूप में अभिलेख हैं, जो संचार और सूचना के लिए सामग्री के रूप में दर्ज संचार और कागज पर दर्ज की गई जानकारी का एक विशिष्ट अर्थ और उद्देश्य है (कार्ड, फॉर्म) फिल्म पेपर (स्लाइड, फिल्म-स्ट्रिप, मैक्रो फिल्म) कंप्यूटर, टेप, डिस्क, रिकॉर्ड, डिस्केट, फोटोकॉपी पेपर और अन्य वगैरह।
कम्प्यूटरीकरण के युग में पहुँच चुके डेटा और सूचना उपकरणों के विकास के साथ-साथ, अभिलेखागार अब तेजी से लोकप्रिय हो रहे हैं इसे सेल्युलाइड फिल्म पेपर और कंप्यूटर मीडिया (डिस्केट, मैग्नेटिक टेप इत्यादि) पर रिकॉर्ड किया जा सकता है वगैरह)।
1971 के कानून संख्या 7 के आधार पर, स्वास्थ्य मंत्रालय का कहना है कि अभिलेखागार का अर्थ है:
- सरकारी गतिविधियों को लागू करने के संदर्भ में सरकारी संस्थानों और एजेंसियों द्वारा किसी भी रूप में, चाहे एकल या समूह, तैयार और स्वीकार की गई पांडुलिपियाँ।
- जो पांडुलिपियाँ निजी निकायों और व्यक्तियों द्वारा तैयार और स्वीकार की गई हैं, वे कोरा के रूप में हैं जीवन को आगे बढ़ाने के लिए कुछ भी, चाहे एकल हो या समूह राष्ट्रीयता।
पुरालेख समारोह
कानून संख्या के अनुसार. 1971 के 7, संग्रह कार्यों को दो भागों में विभाजित किया गया है, अर्थात् गतिशील कार्य और स्थिर कार्य। इस बीच, डॉक्टर के अनुसार. अन्हार पुरालेख कार्य हैं:
- यह एक दस्तावेज़ भंडारण उपकरण है
- यह एक पुस्तकालय सहायता उपकरण है
- लिए गए निर्णयों के दस्तावेज़ संग्रहीत करना
- पुरालेख का अर्थ है कंपनी की प्रगति के बारे में महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को नियमित रूप से संग्रहित करना।
पुरालेख के प्रकार
स्वास्थ्य मंत्रालय संख्या के कानूनी और नियामक दृष्टिकोण से देखा गया। 1971 के 43 में अभिलेख दो प्रकार के होते हैं:
प्रामाणिक पुरालेख
प्रामाणिक पुरालेख वे पुरालेख हैं जिन पर टिंगा के साथ मूल हस्ताक्षर हैं, जिसका अर्थ है कि वे फोटोकॉपी नहीं हैं या फिल्म, प्रासंगिक संग्रह की सामग्री के वैध संकेत के रूप में, प्रामाणिक अभिलेखागार का उपयोग कानूनी साक्ष्य के रूप में किया जा सकता है वैध।
अप्रामाणिक पुरालेख
अप्रामाणिक पुरालेख वे पुरालेख हैं जिन पर स्याही से कोई मूल हस्ताक्षर नहीं होता है। यह संग्रह फोटोकॉपी, फिल्म, माइक्रोफिल्म, आउटपुट प्रकार (कंप्यूटर आउटपुट या प्रिंट आउट) और कंप्यूटर मीडिया जैसे डिस्केट आदि के रूप में हो सकता है।
पुरालेख भंडारण प्रक्रियाएँ
भंडारण प्रक्रियाएँ किसी दस्तावेज़ को संग्रहीत करने के संबंध में किए गए कार्य चरण हैं। भंडारण दो प्रकार के होते हैं, अर्थात् उन दस्तावेज़ों का भंडारण जो अभी तक संसाधित नहीं हुए हैं (लंबित फ़ाइलें) और उन दस्तावेज़ों का भंडारण जो संसाधित हो चुके हैं (स्थायी फ़ाइलें)।
अस्थायी भंडारण (लंबित फ़ाइलें)
लंबित फ़ाइलें या अनुवर्ती फ़ाइलें वे फ़ाइलें हैं जिनका उपयोग किसी दस्तावेज़ की प्रोसेसिंग समाप्त होने से पहले अस्थायी भंडारण के लिए किया जाता है। इस फ़ाइल में तारीखों के साथ लेबल किए गए फ़ोल्डर शामिल हैं जो तीन महीने के लिए वैध हैं। प्रत्येक माह में 31 दिनांक फ़ोल्डर होते हैं जिनमें चालू माह के लिए 31 फ़ोल्डर, अगले महीने के लिए 31 फ़ोल्डर और अगले महीने के लिए 31 फ़ोल्डर शामिल होते हैं।
माह का परिवर्तन माह मार्गदर्शिका को बदलकर प्रदर्शित किया जाता है, जिसकी संख्या 12 है। उदाहरण के लिए, जो दस्तावेज़ एक निश्चित समय तक स्थगित कर दिए जाते हैं, उन्हें वांछित महीने और तारीख के तहत फ़ोल्डर में दर्ज किया जा सकता है। प्रोसेसिंग पूरी होने के बाद, लंबित दस्तावेज़ को स्टोरेज फ़ाइल में सहेजा जाता है। लंबित फ़ाइलें अक्सर उपयोग की जाने वाली दराजों या फाइलिंग कैबिनेटों में से एक में रखी जाती हैं।
स्थायी भंडारण (स्थायी फ़ाइलें)
सामान्य तौर पर, कार्यालय दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रियाओं या चरण दर चरण पर ध्यान नहीं देते हैं। अनुभव से पता चलता है कि प्रारंभिक प्रक्रिया के दौरान कई दस्तावेज या दस्तावेज खो जाते हैं, लेकिन एक बार जब वे भंडारण तक पहुंच जाते हैं, तो दस्तावेजों को खोजने की गति एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। और यह गति काफी हद तक प्रयुक्त प्रणाली, उपकरण और फाइलिंग अधिकारियों पर निर्भर करती है।
पुरालेख भंडारण प्रणाली
भंडारण प्रणाली एक ऐसी प्रणाली है जिसे दस्तावेज़ भंडारण पर लागू किया जाता है ताकि भंडारण आसान हो यदि दस्तावेज़ एक निश्चित समय पर हैं तो सहेजे गए दस्तावेज़ों को बनाना और ढूंढना अधिक तेज़ी से किया जा सकता है आवश्यकता है।
भंडारण प्रणाली में संग्रहीत दस्तावेज़ों के कैप्शन के अनुसार भंडारण का सिद्धांत होता है, या तो अक्षरों या संख्याओं के रूप में एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित किया जाता है। मूल रूप से क्रम दो प्रकार के होते हैं, वर्णमाला क्रम और अवरोही क्रम। वर्णमाला क्रम में भंडारण प्रणालियाँ ऐसी प्रणालियाँ हैं जिन्हें अक्सर वर्णमाला प्रणाली, भौगोलिक प्रणाली और विषय प्रणाली के रूप में जाना जाता है। इस बीच, संख्या क्रम के अनुसार संख्यात्मक प्रणाली, कालानुक्रमिक प्रणाली और संख्यात्मक विषय प्रणाली हैं।
अक्सर भंडारण प्रणालियाँ जिन्हें मानक भंडारण प्रणालियों के रूप में उपयोग किया जा सकता है वे वर्णमाला प्रणाली, संख्यात्मक प्रणाली, भौगोलिक प्रणाली और विषय प्रणाली हैं। (अम्स्याह, 2008:71)
इस प्रकार इसके बारे में बताया गया है पुरालेख, कार्यों, प्रकार, प्रक्रियाओं और भंडारण प्रणालियों को समझना, उम्मीद है कि यह आपकी अंतर्दृष्टि और ज्ञान को बढ़ा सकता है। आने के लिए धन्यवाद और अन्य लेख पढ़ना न भूलें।
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