आने वाले पत्र: परिभाषा, उद्देश्य, प्रकार और बाहर जाने वाले पत्रों से अंतर

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आने वाले पत्र: परिभाषा, उद्देश्य, प्रकार और बाहर जाने वाले पत्रों से अंतर - आने वाले पत्र अन्य एजेंसियों से व्यक्तियों द्वारा प्राप्त सभी प्रकार के पत्र हैं, चाहे वे डाक द्वारा प्राप्त हों या पत्र वितरण कूरियर के माध्यम से। अधिक विवरण के लिए, आइए नीचे दी गई चर्चा देखें।

आने वाले पत्र: परिभाषा, उद्देश्य, प्रकार और बाहर जाने वाले पत्रों से अंतर


कंपनी या संगठन प्रशासन में, आउटगोइंग और इनकमिंग पत्रों को जाना जाता है। हालाँकि, बहुत से आम लोग नहीं जानते कि इनकमिंग और आउटगोइंग पत्र क्या हैं, इसलिए इस बार हम इनकमिंग और आउटगोइंग पत्रों के बीच अंतर से शुरू करके इस पर चर्चा करेंगे।


आने वाले और जाने वाले पत्रों के बीच समझ और अंतर

आवक मेल किसी कंपनी/संगठन को प्राप्त सभी पत्र अन्य पक्षों, दोनों व्यक्तियों और कंपनियों/संगठनों से प्राप्त होते हैं।

आउटगोइंग मेल किसी कंपनी या संगठन द्वारा अन्य पक्षों, दोनों व्यक्तियों और कंपनियों/संगठनों को दिए जाने वाले सभी पत्र बनाए या जारी किए जाते हैं।

हर दिन, कंपनियों या संगठनों को कई पत्र प्राप्त हो सकते हैं। यदि इसे तुरंत नहीं संभाला गया तो यह प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों को नुकसान पहुंचाएगा।

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आने वाले पत्र: परिभाषा, उद्देश्य, प्रकार और बाहर जाने वाले पत्रों से अंतर

आने वाले और जाने वाले पत्रों का उद्देश्य और कार्य

इनकमिंग मेल फ़ंक्शन

आने वाले पत्रों का मुख्य कार्य एक पक्ष और दूसरे पक्ष के बीच संचार का साधन है। आने वाले पत्रों के कुछ कार्य और उद्देश्य निम्नलिखित हैं, जिनमें शामिल हैं:

  • एक संचार उपकरण के रूप में.
  • लेखक के प्रतिनिधि के रूप में.
  • ऐतिहासिक साक्ष्य के रूप में.
  • कार्य कार्यान्वयन के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में।
  • एक अनुस्मारक उपकरण के रूप में.
  • लिखित साक्ष्य के रूप में.

आउटगोइंग मेल फ़ंक्शन

आउटगोइंग पत्रों का मुख्य कार्य अन्य पक्षों के साथ संचार का साधन है। सामान्य तौर पर, आउटगोइंग पत्रों के कार्यों और उद्देश्यों में शामिल हैं:

  • एक प्रशासनिक उपकरण के रूप में.
  • लेखक के प्रतिनिधि के रूप में.
  • एक लिखित संचार माध्यम के रूप में.
  • लिखित साक्ष्य के रूप में.
  • किसी कंपनी या एजेंसी की प्रगति को मापने के लिए एक उपकरण के रूप में।

इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को प्रबंधित करने के लाभ

यदि इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को अच्छी तरह से प्रबंधित किया जाता है, तो आपको मिलने वाले लाभों में शामिल हैं:

  • आने वाले और बाहर जाने वाले पत्रों को ठीक से दर्ज किया जाएगा।
  • पत्र प्रबंधन प्रक्रियाएँ स्पष्ट हैं और इन्हें अच्छी तरह से क्रियान्वित किया जा सकता है।
  • आने वाली मेल को ठीक से संग्रहीत और प्रबंधित किया जाएगा ताकि जरूरत पड़ने पर इसे ढूंढना आसान हो।
  • अक्सर ऐसे पत्र आते हैं जो गोपनीय होते हैं। पत्रों को अच्छे से संभालने से गोपनीयता बनी रहेगी।

इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को प्रबंधित करने की प्रक्रिया में, आमतौर पर दो पैटर्न का उपयोग किया जाता है, अर्थात्:

  • केंद्रीकरण पैटर्न, अर्थात् आने वाली और बाहर जाने वाली मेल का प्रबंधन जो केंद्रीय रूप से किया जाता है। यह पैटर्न सरकारी संस्थानों या BUMN में व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।
  • विकेंद्रीकरण पैटर्न, अर्थात् पत्रों का प्रबंधन किसी कंपनी में इकाई के प्रत्येक भाग में किया जाता है। यह पैटर्न निजी स्वामित्व वाले उद्यमों (बीयूएमएस) द्वारा व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।

आने वाले और जाने वाले पत्रों के प्रकार

किसी संगठन/कंपनी में 3 (तीन) प्रकार के इनकमिंग और आउटगोइंग पत्र मौजूद होते हैं, जिनमें शामिल हैं:

निजी पत्र

व्यक्तिगत पत्र किसी अधिकारी या अधिकारी/कर्मचारी को संबोधित एक पत्र होता है और यह किसी पार्टी, किसी व्यक्ति या कंपनी/संगठन द्वारा भेजा गया व्यक्तिगत प्रकृति का पत्र होता है।

सेवा पत्र

आधिकारिक पत्र प्रशासनिक उद्देश्यों के लिए किसी एजेंसी/संगठन को संबोधित एक आधिकारिक पत्र है। आधिकारिक पत्रों के प्रकार, जिनमें शामिल हैं:

  • नियमित/साधारण सेवा पत्र.
  • महत्वपूर्ण आधिकारिक पत्र.
  • गुप्त सेवा पत्र.

व्यापार पत्र

वाणिज्यिक पत्र व्यावसायिक संस्थाओं या कंपनियों द्वारा बनाए और भेजे गए पत्र हैं जिनमें व्यावसायिक हित शामिल होते हैं।

वह समीक्षा है Seputartahu.co.id के बारे में आवक मेल, आशा है यह उपयोगी होगा

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