√ Comprendre les archives, les fonctions, les types, les procédures et les systèmes de stockage

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Comprendre les archives, les fonctions, les types, les procédures et les systèmes de stockage – Dans cette discussion, nous expliquerons la signification des archives. Ce qui inclut la signification des archives, les fonctions d'archivage, les types d'archives, les procédures d'archivage et les systèmes de stockage d'archives avec des discussions complètes et faciles à comprendre. Pour plus de détails, veuillez lire attentivement la critique ci-dessous.

Comprendre les archives, les fonctions, les types, les procédures et les systèmes de stockage

Discutons d'abord attentivement de la signification.

Comprendre les archives

Les archives sont des documents sous forme de scripts ou de documents écrits, imprimés ou dactylographiés sous forme de lettres, de chiffres et d'images, qui a une signification et un objectif spécifiques en tant que support de communication et d'information enregistré communication et information enregistrée sur papier (carte, formulaire) Film papier (diapositive, pellicule, macrofilm) ordinateur, bande, disque, disque, disquette, papier pour photocopie et autres etc.

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Parallèlement au développement des données et des outils d'information qui ont atteint l'ère de l'informatisation, les archives deviennent aujourd'hui de plus en plus populaires. Celui-ci peut être enregistré sur papier film celluloïd et sur support informatique (disquette, bande magnétique, etc.) etc).

Sur la base de la loi n° 7 de 1971, le ministère de la Santé précise que la signification des archives est :

  • Manuscrits préparés et acceptés par les institutions et agences gouvernementales sous quelque forme que ce soit, individuelles ou groupées, dans le cadre de la mise en œuvre des activités gouvernementales.
  • Les manuscrits qui ont été préparés et acceptés par des organismes privés et des particuliers se présentent sous forme de cora n'importe quoi, que ce soit seul ou en groupe pour mener à bien la vie nationalité.

Fonction d'archivage

Selon la loi no. 7 de 1971, les fonctions d'archives sont divisées en deux, à savoir les fonctions dynamiques et les fonctions statiques. Pendant ce temps, selon les Drs. Les fonctions d'archives Anhar sont :

  • C'est un outil de stockage de documents
  • C'est un outil d'aide à la bibliothèque
  • Stockage des documents pour les décisions qui ont été prises
  • Archives, c'est stocker régulièrement et régulièrement des documents importants sur l'évolution de l'entreprise.

Types d'archives

Du point de vue légal et réglementaire du Ministère de la Santé no. 43 de 1971, il existe deux types d'archives :

Archives authentiques

Les archives authentiques sont des archives qui portent une signature originale avec tinga, ce qui signifie qu'elles ne sont pas des photocopies. ou un film, comme signe valable du contenu des archives concernées, les archives authentiques peuvent être utilisées comme preuve juridique légitime.

Archives inauthentiques

Les archives inauthentiques sont des archives qui ne portent pas de signature originale à l’encre. Ces archives peuvent prendre la forme de photocopies, de films, de microfilms, de type de sortie (sortie informatique ou impression) et de supports informatiques tels que disquettes, etc.

Procédures de stockage des archives

Les procédures de stockage sont les étapes de travail effectuées dans le cadre du stockage d'un document. Il existe deux types de stockage, à savoir le stockage des documents non encore traités (dossiers en attente) et le stockage des documents traités (dossiers permanents).

Stockage temporaire (fichiers en attente)
Les fichiers en attente ou fichiers de suivi sont des fichiers utilisés pour le stockage temporaire avant la fin du traitement d'un document. Ce fichier est constitué de dossiers étiquetés avec des dates valables trois mois. Chaque mois se compose de 31 dossiers de dates, dont 31 dossiers pour le mois en cours, 31 dossiers pour le mois suivant et 31 dossiers pour le mois suivant.

Le changement de mois s'affiche en changeant le guide des mois dont le numéro est 12. Les documents reportés à une certaine heure, par exemple, peuvent être saisis dans le dossier sous le mois et la date souhaités. Une fois le traitement terminé, le document en attente est ensuite enregistré dans le fichier de stockage. Les dossiers en attente sont souvent placés dans l’un des tiroirs ou classeurs utilisés.

Stockage persistant (fichiers permanents)
En général, les bureaux ne prêtent pas attention aux procédures ni aux étapes de stockage des documents. L'expérience montre que de nombreux documents ou documents sont perdus lors de la procédure initiale, mais une fois qu'ils arrivent au stockage, la rapidité de recherche des documents joue un rôle important. Et cette rapidité dépend beaucoup du système utilisé, du matériel et des agents chargés du classement.

 Comprendre les archives, les fonctions, les types, les procédures et les systèmes de stockage complets

Système de stockage d'archives

Le système de stockage est un système appliqué au stockage de documents afin que le stockage soit facile La création et la recherche de documents enregistrés peuvent être effectuées plus rapidement si les documents se trouvent à une certaine heure. nécessaire.

Le système de stockage a pour principe de stocker selon le libellé des documents stockés, soit sous forme de lettres, soit de chiffres disposés dans un certain ordre. Il existe essentiellement deux types d’ordre, à savoir l’ordre alphabétique et l’ordre décroissant. Les systèmes de stockage par ordre alphabétique sont des systèmes souvent appelés systèmes alphabétiques, systèmes géographiques et systèmes thématiques. Pendant ce temps, ceux selon l'ordre numérique sont le système numérique, le système chronologique et le système numérique par matière.

Souvent, les systèmes de stockage qui peuvent être utilisés comme systèmes de stockage standard sont les systèmes alphabétiques, les systèmes numériques, les systèmes géographiques et les systèmes thématiques. (Amsyah, 2008: 71)

Ainsi a été expliqué à propos de Comprendre les archives, les fonctions, les types, les procédures et les systèmes de stockage, j'espère que cela pourra accroître votre perspicacité et vos connaissances. Merci de votre visite et n'oubliez pas de lire les autres articles.

Liste des matières

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