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√ Comprendre la documentation, les fonctions, les activités, les avantages et le codage

Comprendre la documentation, les fonctions, les activités, les avantages et le codage– Dans cette discussion, nous expliquerons la documentation. Cela comprend la signification de la documentation selon les experts, les fonctions de documentation, les activités de documentation, les avantages et le codage des documents qui sont expliqués de manière complète et simple. Pour plus de détails, veuillez lire attentivement la critique ci-dessous.

Comprendre la documentation, les fonctions, les activités, les avantages et le codage

Discutons d'abord attentivement de la signification complète de la documentation.

Comprendre la documentation

La documentation est un ensemble de documents pouvant fournir des informations ou des preuves liées à quelque chose. le processus de collecte et de traitement systématique des documents ainsi que la diffusion d'informations aux utilisateurs le.

Comprendre la documentation selon les experts

Ce qui suit est une définition d’experts concernant la documentation.

  1. KBBI (Grand dictionnaire indonésien)

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    La définition de la documentation selon le KBBI est la collecte, la sélection, le traitement et le stockage d'informations dans le domaine de la connaissance; fournir ou recueillir des preuves à partir d’informations telles que des images, des citations, des coupures de journaux et d’autres documents de référence.

  2. Wikipédia

    La définition de la documentation selon Wikipédia est une méthode utilisée pour fournir des documents en utilisant des preuves précises provenant de l'enregistrement de sources spécifiques d'informations provenant d'essais/écrits, de testaments, de livres, de lois et etc.

    Au sens général, la documentation est une recherche, une enquête, une collecte, une conservation, un contrôle, une utilisation et une mise à disposition de documents.

  3. Encyclopédie britannique

    La définition de la documentation selon la British Encyclopedia est la supervision et la préparation d'une bibliographie à l'aide de des outils tels que des index, des résumés et des essais, en plus d'utiliser également des méthodes traditionnelles pour obtenir ces informations atteint.

  4. FID (Fédération Internationale de Décommentation)

    La définition de la documentation selon le FID est le processus de collecte et de diffusion de documents de tous types concernant tous les domaines du travail humain.

  5. Paul Otlet (Conférence économique internationale 1905)

    La définition de la documentation selon Paul Otlet est une activité commerciale sous forme de collecte, de traitement, de stockage, de redécouverte et de diffusion de documents.

Fonction documentaire

En termes de fonction de documentation, elle se présente comme suit :

  • Dynamic est un document qui peut être utilisé directement dans le cadre du travail de bureau.
    • Dynamique active
    • Dynamique semi-active
    • Dynamique en actif
  • Les documents statiques sont des documents qui ne sont pas utilisés directement pour effectuer un travail de bureau:
    • Document Coprol
    • Documents littéraux
    • Documents privés

Activités ou tâches de documentation

Les activités de documentation sont les suivantes :

  • Rechercher et collecter du matériel
  • Documents d'enregistrement
  • Effectuer le traitement des documents
  • Effectuer la production de documents
  • Présentation et diffusion de documents
  • Effectuer le stockage et la maintenance des documents

Avantages de la documentation

Les avantages de la documentation sont les suivants :

  • Aspects administratifs

    Du point de vue administratif, la documentation présente l'avantage d'être enregistrée, car les fichiers documentés comportent des valeurs d'identité, des dates d'entrée et de sortie ainsi que des données d'accès.

  • Les aspects légaux

    D'un point de vue juridique, la documentation a l'avantage d'être un élément de preuve valable, le contenu des dossiers étant lié à la garantie de la sécurité juridique sur la base d'une justice continue.

  • Aspect pédagogique

    Si des informations ou des fichiers documentés sont utiles pour soutenir les activités d'apprentissage, le contenu de informations relatives aux données concernant l'évolution chronologique des services de sage-femme qui ont été fournis à patient.

  • Aspect recherche

    Du point de vue de la recherche, la documentation présente des avantages en tant que fournisseur d'informations pour les besoins de la recherche. Les données ou informations jointes à un dossier peuvent être utilisées à des fins de recherche visant à développer les connaissances dans le secteur de la santé.

  • Aspects économiques

    Les informations ou les données ont l'avantage de documenter le montant des fonds qui doivent être dépensés, réduisant ainsi l'apparition de gaspillage, le contenu de un fichier peut être utilisé comme élément pour déterminer le paiement des services dans une institution, le paiement de cette action ne peut donc pas être garanti répondre.

  • Aspects de gestion

    Une information complète et correctement stockée indique une gestion correcte. Un dossier de documentation est l'ensemble des flux de données et d'informations dans un système d'information. Ce fichier est utilisé dans le reporting et la compilation de programmes de mise en œuvre des décisions de leadership.

Codage de documents

Dans la documentation, il existe un codage des documents qui s'effectue en les enregistrant dans le livre principal des documents. Voici le codage dans le document :

  1. Nombre séquentiel
  2. La date à laquelle le document ou les données ont été obtenus
  3. Préparation des documents
  4. Le nom ou le titre du document
  5. Ville de publication
  6. Nom de l'éditeur
  7. Année de publication
  8. Nombre de pages du document
  9. De nos jours, de nombreux documents sont enregistrés ou microfilmés, certains sont même stockés dans la mémoire des ordinateurs.

Avec le mot de passe traité, vous pourrez trouver rapidement le document que vous recherchez. Les documents peuvent prendre la forme de feuilles de film, de bandes ou d'enregistrements. Pour la forme des feuilles, notamment des scripts ou des lettres, on utilise un système de classement ou de remplissage. Contrairement aux documents reliés, un système de bibliothèque utilise le stockage, la disposition et la sécurité.

La division de classification commence par la division principale qui est divisée en divisions, divisions et ensuite divisée en sections et sections divisées en sous-sections.

La division de classification peut être divisée en parties encore plus petites.

  1. Modèles de classification des titres ou des légendes et division des principaux titres
  2. Techniques d'indexation
  3. Techniques de détermination des codes
  4. Stockage des procédures et techniques
  5. Déterminer les enregistrements requis

Classification des titres d'archives

Chaque archive classée par ordre alphabétique est classée en quatre groupes, dont :

  1. Archives individuelles: Ces archives sont marquées du titre (légende) du nom de l'individu
  2. Archives des agences gouvernementales: ces archives sont légendées avec le nom de l'agence gouvernementale.
  3. Archives commerciales: Cette archive est intitulée (légende) avec le nom de l'entreprise
  4. Archives gérées par les agences sociales.
Comprendre la documentation selon les experts, les fonctions, les activités, les avantages, le codage

Technique d'indexation « Définition des unités » :

Après avoir déterminé le titre, qu'il s'agisse du nom d'un individu, d'une organisation sociale, d'un organisme gouvernemental ou du secteur privé, les unités les plus importantes sont déterminées. C'est ce qu'on appelle l'indexation

Techniques d'attribution de codes

Pour déterminer le code, nous utilisons une technique qui inclut des règles d'indexation.

Ainsi a été expliqué à propos de Comprendre la documentation, les fonctions, les activités, les avantages et le codage J'espère que cela pourra accroître votre perspicacité et vos connaissances. Merci de votre visite et n'oubliez pas de lire nos autres articles.

Liste des matières

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