Dokumentatsiooni, funktsioonide, tegevuste, eeliste ja kodeerimise määratlus

Dokumentatsiooni, funktsioonide, tegevuste, eeliste ja kodeerimise mõistmine- Selles arutelus selgitame dokumentatsiooni kohta. Mis hõlmab ekspertide hinnangul dokumentatsiooni määratlemist, dokumentatsiooni funktsiooni, dokumenteerimistoiminguid, eeliseid ja dokumentide kodeerimist, mida on täielikult ja kergelt selgitatud. Lisateabe saamiseks lugege palun hoolikalt allolevat ülevaadet.

Dokumentatsiooni, funktsioonide, tegevuste, eeliste ja kodeerimise mõistmine

Arutleme kõigepealt hoolikalt dokumentatsiooni täielikku tähendust.

Dokumentatsiooni määratlus

Dokumentatsioon on dokumentide kogum, mis võib anda objekti kohta teavet või tõendeid dokumentide süstemaatilise kogumise ja töötlemise ning teabe levitamise kasutajatele seda.

Dokumentide määratlus ekspertide sõnul

Järgmine on dokumentide ekspertide määratlus.

1. KBBI (suur indoneesia sõnaraamat)

   Dokumentatsiooni määratlus KBBI järgi on teabe kogumine, valimine, töötlemine ja säilitamine teadmiste valdkonnas; tõendite esitamine või kogumine teabe, näiteks piltide, tsitaatide, ajaleheväljalõikude ja muude teatmematerjalide põhjal.

2. Vikipeedia

   Dokumentatsiooni määratlus Vikipeedia järgi on meetod, mida kasutatakse dokumentide esitamiseks - täpsed tõendid esseede / kirjutiste, testamentide, raamatute, seaduste ja muude konkreetsete teabeallikate registreerimise kohta jne.

   Üldises mõttes on dokumentatsioon dokumentide otsimine, uurimine, kogumine, säilitamine, kontrollimine, kasutamine ja edastamine.

3. Briti entsüklopeedia

   Briti entsüklopeedia kohane dokumentatsiooni määratlus on järelevalve ja bibliograafiate koostamine kasutades tööriistad nagu registrid, kokkuvõtted ja esseed, lisaks sellele, et teavet saab hankida traditsiooniliste meetodite abil saavutatud.

4. FID (Föderatsiooni rahvusvaheline dekomentatsioon)

   FID-i kohane dokumentatsiooni määratlus on igasuguste dokumentide kogumine ja levitamine kõigi inimtegevuste kohta.

5. Paul Otlet (rahvusvaheline majanduskonverents 1905)

   Paul Otleti sõnul on dokumentatsioon äritegevus dokumendi kogumise, töötlemise, säilitamise, taasavastamise ja levitamise vormis

Dokumentatsiooni funktsioon

Dokumentatsiooni osas on funktsioonid järgmised:

• Dünaamiline, nimelt dokumendid, mida saab kasutada otse kontoritööde lõpuleviimisel
  • Dünaamiline aktiivne
  • Dünaamiline poolaktiivne
  • Dünaamiline aktiivses olekus
• Staatiline, nimelt dokumendid, mida otseselt kontoritööde tegemisel ei kasutata:
  • Dokument laguneb
  • Sõnasõnaline dokument
  • Eradokumendid

Dokumenteerimisalased tegevused või ülesanded

Dokumentatsiooni tegevused on järgmised:

• Materjalide otsimine ja kogumine
• Dokumendi salvestamine
• Dokumendi töötlemine
• Dokumenditootmine
• Dokumentide esitamine ja levitamine
• Dokumentide hoidmine ja hooldus

Dokumentatsiooni eelised

Dokumentatsiooni eelised on järgmised:

• Haldusaspekt

  Halduslikult vaadatuna on dokumentatsioonil salvestamise jaoks eeliseid, kuna dokumenteeritud failidel on nii identiteedi väärtused, sisenemise ja väljumise kuupäevad kui ka juurdepääsuandmed.

• Juriidiline aspekt

  Õiguslikust aspektist on dokumentatsioonil õigusliku tõendina eeliseid, toimiku sisu on seotud õiguskindluse tagamisega jätkuva õigluse alusel.

• Haridusaspekt

  Teave või fail, kui see on dokumenteeritud, on kasulik õppetegevuse toetamiseks teave, mis on seotud ämmaemandusteenuste kronoloogilise arengu andmetega, mis on antud kannatlik.

• Uurimisaspekt

  Uurimisdokumentatsiooni aspektist vaadatuna on eeliseid teadusvajaduste jaoks teabe edastajana. Toimikule lisatud andmeid või teavet saab kasutada teadusuuringute eesmärkidel teadmiste arendamisel tervishoiusektoris.

• Majanduslik aspekt

  Teabe või andmete eeliseks on dokumenteerida kulutatavate vahendite summa, vähendades seeläbi jäätmete tekkimist faili saab kasutada materjalina asutuses teenuste eest tasumise määramiseks, siis ei saa selle toimingu eest tasumist õigustada vastus.

• Juhtimise aspekt

  Täielik ja õigesti salvestatud teave viitab õigele haldamisele. Dokumentatsioonifail on kõik infosüsteemis olevad andmed ja infovood. Seda faili kasutatakse juhtimisotsuste rakendamiseks aruandluses ja programmi koostamisel.

Dokumendi kodeerimine

Dokumentatsioonis on dokumentide kodeerimine, mis viiakse läbi dokumentide põhiraamatusse salvestamise teel. Siin on kodeerimine dokumentides:

1. Tellimuse number
2. Dokumendi või andmete hankimise kuupäev
3. Dokumendi ettevalmistamine
4. Dokumendi nimi või pealkiri
5. Avaldamise linn
6. Väljaandja nimi
7. Avaldamise aasta
8. Dokumendi lehtede arv
9. Viis, kuidas saate selle praegu kätte, on paljud dokumendid salvestatud või mikrofilmideks tehtud, mõned neist on isegi arvuti mällu salvestatud.

Töödeldud pääsukoodiga saate otsitava dokumendi kiiresti üles leida. Dokumendid võivad olla filmi-, lindilehtede või salvestiste kujul. Lehtede, eriti skriptide või tähtede vormide jaoks kasutatakse arhiivimissüsteemi. Erinevalt köidetud dokumentidest kasutatakse nende säilitamiseks, korrastamiseks ja turvamiseks raamatukogusüsteemi.

Klassifikatsiooni jagunemine algab põhijaotusest, mis jaguneb jaotusteks, jagudeks ja jaguneb edasi osadeks ning jaotised jagunevad alajaotisteks.

Klassifikatsioonijaotuse võib jagada veelgi väiksemateks osadeks.

1. Pealkirjade või pealdiste mustriline liigitus ja pealkirjade jagamine
2. Indekseerimise tehnikad
3. Koodi määramise tehnika
4. Protseduuride ja tehnikate säilitamine
5. Määrake vajalikud kirjed

Arhiivi pealkirja klassifikatsioon

Iga tähestikulises järjekorras olev arhiiv on jagatud nelja rühma, sealhulgas:

1. Individuaalsed arhiivid: Need arhiivid on tähistatud isiku nime pealkirjaga (pealdisega)
2. Valitsusagentuuri arhiivid: see arhiiv kannab pealkirja (pealkiri) koos valitsusasutuse nimega
3. Kommertsarhiivid: Selle arhiivi pealkiri on ettevõtte pealkiri
4. Arhiivid, mida haldavad sotsiaalagentuurid.

Indekseerimise tehnika „Määra üksused“:

Pärast seda, kui on kindlaks tehtud, kas tiitel on üksikisiku, ühiskondliku organisatsiooni, valitsuse või eraasutuse nimi, määratakse kindlaks kõige olulisemad üksused. Seda nimetatakse indekseerimiseks

Koodi seadistamise tehnika

Koodi määramise tehnikaid kasutame indekseerimisel tehnikat, mis sisaldab reeglit.

Seega on selle kohta selgitatud Dokumentatsiooni, funktsioonide, tegevuste, eeliste ja kodeerimise mõistmine Loodetavasti võib see teie ülevaadet ja teadmisi täiendada. Täname külastamast ja ärge unustage meie teisi artikleid lugeda.