Elektrooniliste arhiivide, eeliste ja komponentide mõistmine (täielik)

Elektrooniliste arhiivide, eeliste ja komponentide mõistmine (täielik) - Selles arutluses selgitame elektrooniliste arhiivide kohta. Mis sisaldab täieliku ja hõlpsasti mõistetava aruteluga elektrooniliste arhiivide mõistmist, eeliseid ja komponente. Lisateavet leiate ülevaatest Teadmistesthoolikalt jälgides.

Elektrooniliste arhiivide, eeliste ja komponentide mõistmine (täielik)

Arutleme kõigepealt hoolikalt selle tähendust.

Elektrooniliste arhiivide mõistmine

Elektrooniline arhiiv on veel üks elektroonilise arhiivi (e-arhiivi) määratlus, mis tähendab süsteemi või protseduuri teabe kogumiseks salvestatud dokumentide ja salvestatakse arvutitehnoloogia abil elektrooniliste dokumentidena (dokumendihaldussüsteem / e-dokumendid), mille eesmärk on muuta dokumendid hõlpsasti vaadatavaks, hallatavaks, leidmiseks ja kasutamiseks. tagasi.

Elektrooniliste arhiivide mõistmine ekspertide sõnul

Järgmine on ekspertide sõnul elektroonilise arhiivi määratlus.

1. Austraalia arhiivid (raamatus Electronic Records Management)

Elektroonilise arhiivi määratlus Austraalia arhiivi järgi on arhiiv, mis luuakse ja mida hooldatakse kui asutuste või üksikisikute tehingud, tegevused ja funktsioonid, mida süsteemides ja nende vahel üle kantakse ja töödeldakse arvuti.

2. NARA (rahvusarhiivide ja -dokumentide administratsioon)

Elektroonilise arhiivi määratlus NARA järgi on arhiiv, mis on salvestatud ja töödeldud vormingus, kus seda saab töödelda ainult arvuti. Elektroonilisi arhiive tuntakse ka kui masinloetavaid kirjeid (arhiive, mida saab lugeda ainult läbi masinate). Elektroonilised dokumendid on teave, mis sisaldub elektroonilistes failides ja meediumites, mille loovad, saavad või haldavad organisatsioonid või üksikisikud ja mis salvestavad neid tegevuse tõendina.

3. Sugiarto (2005)

Sugiarto sõnul on elektrooniliste arhiivide määratlus see, et neil on põhimõtteliselt sama mõiste kui tavapärastel arhiivisüsteemidel. Kui elektroonilises arhiivis on ka virtuaalne kaust, mis sisaldab virtuaalset kausta. Lisaks sisaldab virtuaalne kaust arhiivilehti, mis on teisendatud digitaalseteks failideks.

4. Priansa jt (2013: 23)

Elektroonilise arhiivi või arhiivisüsteemi määratlus vastavalt Priansa jt on failide ainulaadne kombinatsioon ja paigutus arhiiviprotsessi elemendid, mis on mõeldud arhiiviprobleemidele lahenduste leidmiseks, et seatud eesmärgid saaksid olla saavutatud.

Elektrooniliste arhiivide eelised

Sukoco (2006: 112) väidab, et elektroonilisi arhiivisüsteeme on mitu, sealhulgas:

• Kiiresti leitav ja arhiivide või dokumentide väga võimalik kasutamine ilma töölaualt lahkumata
• Paindlik ja hõlpsasti muudetav vastavalt väljatöötatud protseduuridele säästab tööjõudu, aega ja kulusid.
• Täistekstotsing, otsides faile märksõnade või failinimede järgi ja leides neid täistekstidokumentidena
• On ebatõenäoline, et fail kaotsi läheb, seda seetõttu, et me näeme seda ainult monitori ekraanil või printime ilma, et saaksime seda muuta.
• Säästke ruumi ja võime 1 CD-RW mahutavusega 700 MB suudab dokumente teksti kujul salvestada kuni umbes 7000 lehed (1 leht vastab 100 KB-le PDF-vormingus) või umbes 700 lehte pilte (1 leht vastab 1 MB-le) JPG)
• Digitaalsete arhiivide loomine vähendab paberdokumentide vanuse tõttu kahjustumise või hägustumise riski, kuna neid hoitakse digitaalselt.
• Saab hõlpsalt arhiive jagada, sest dokumentide jagamine partnerite või klientidega on LAN-võrgu või Interneti abil lihtne.
• Suurendab turvalisust, kuna juhtimismehhanismid on käsiraamatus selgelt loetletud elektrooniliselt, siis on inimestel, kellel puudub suhteline autoriteet, raskusi sellele juurde pääseda.
  - Andmete taastamine on lihtne, varundades andmed ühilduvale andmekandjale

Elektroonilise arhiivi komponendid

Sugiarto teatas, et elektroonilistes arhiivides on kolm komponenti, sealhulgas:

Virtuaalne kabinet

Virtuaalne kapp on andmebaas, mis jäljendab tavapärases failisüsteemis kasutatava tõelise kappi kuju, erinevus seisneb selles, et virtuaalses kapis andmete mahutamise võimalus on piiratud, samas kui see virtuaalne kapp pole piiratud, on piirang kõvaketta füüsiline võime andmeid salvestada digitaalne. Või sisaldavad virtuaalse kapi atribuudid järgmist:

• Kabineti kood koos funktsiooniga kapi koodi salvestamiseks vastavalt ettevõttes kehtivatele koodide kirjutamise reeglitele
• Kabineti nimi, mis toimib kabinetinimede nagu sissetulevad kirjad, väljaminevad kirjad jms salvestajana.
• Kabineti funktsioon, mis toimib kapi funktsioonide kirjelduste salvestajana
• Asukoht, mis toimib kapi asukoha salvestajana

Virtuaalne kaart

Virtuaalsed kaustad on andmebaasid, mille atribuudid on nagu päris kaardid tavapärastes arhiivisüsteemides. Kuid erinevalt tavapärastest kaustadest, millel on piiratud võimalused dokumentide salvestamiseks, on sellel virtuaalsel kaustal piiramatud dokumendi salvestamise võimalused. Virtuaalse kaardi atribuudid hõlmavad järgmist:

• Kaardi kood. Omab funktsiooni kaardikoodide salvestajana vastavalt ettevõttesisene koodi kirjutamise reeglitele
• Kaardi nimi. Tal on kaardi nimede, näiteks finantsosakonna, turundusosakonna jms salvestaja funktsioon.
• Kaardi asukoht
• Kirjeldus ja nii edasi.

Arhiivileht

Virtuaalkaustadesse salvestatud arhiivilehed võivad olla dokumendifailide või piltidena. Dokumendifailid on failid, mis on loodud rakendustest Microsoft Word, Excel, Power Point ja nii edasi. Kui pildifail on pilt, mis on skanneri või bittkaardi impordi tulemusel muust meediumist. Mõned andmebaasi salvestatud atribuudid hõlmavad järgmist:

• Arhiivikood, mis toimib arhiivikoodi salvestajana vastavalt ettevõttesisesele arhiivikoodi kirjutamise reeglitele
• Arhiivi nimi. Sellel on funktsioon nimemärkijana, mis näitab salvestatud arhiivi üksikasjalikku sisu
• Klassifikatsioon. Sellel on kaartide klassifikatsiooni salvestaja funktsioon, näiteks eripakkumised, saladused ja nii edasi.
• Arhiivimise kuupäev. Tal on arhiivi loomise kuupäeva salvestaja funktsioon
• Saamise kuupäev. Tal on arhiivi kättesaamise kuupäeva salvestaja funktsioon
• Saatja. Tal on funktsioon arhiivi saatja salvestamiseks
• Vastuvõtja. Tal on arhiivi vastuvõtva osa salvestaja funktsioon (arhiivi eesmärk)
• Pilt. On funktsioon skannitud arhiivifailide salvestajana, kui neid on.
• Faili asukoht. Funktsioon on kõvaketta failide asukohtade salvestaja
• Füüsiline asukoht. Funktsioon on arhiivi paberkoopia asukoha salvestajana.

Seega on selle kohta selgitatud Elektrooniliste arhiivide, eeliste ja komponentide mõistmine (täielik)loodetavasti saab teie ülevaadet ja teadmisi täiendada. Täname külastamast ja ärge unustage teisi artikleid lugeda.