Dokumentatsiooni, kodeerimise, funktsioonide, ülesannete, eeliste mõistmine

Haridus. Co ID - Selle võimaluse üle arutame dokumentatsiooni üle, selle dokumentatsiooni täielikku selgitust kirjeldatakse järgmiselt:

Dokumentatsiooni määratlus

Dokumentatsioon on dokumentide kogum, mis võib anda teavet või tõendeid protsess dokumentide süstemaatiliseks kogumiseks ja töötlemiseks ning teabe levitamiseks ka kasutajatele seda.

Dokumentide määratlus ekspertide sõnul

Selle dokumentatsiooni mõistmiseks võime allpool viidata mõnele ekspertide arvamusele:

KBBI (suur indoneesia sõnaraamat)

Dokumentatsiooni määratlus on teabe kogumine, valimine, töötlemine ja säilitamine teadmiste valdkonnas; tõendite esitamine või kogumine teabe, näiteks piltide, tsitaatide, ajaleheväljalõikude ja muude teatmematerjalide põhjal.

Vikipeedia

Dokumentide määratlus on viis, kuidas neid dokumente tõendite abil esitada - esseede / kirjutiste, testamentide, raamatute, seaduste ja muude konkreetsete teabeallikate täpne registreerimine jne.

Üldises mõttes on see dokumentatsioon dokumentide otsimine, uurimine, kogumine, säilitamine, kontrollimine, kasutamine ja edastamine.

Briti entsüklopeedia

Briti entsüklopeedia kohane dokumentatsiooni määratlus on bibliograafia jälgimine ja koostamine tööriistad nagu registrid, kokkuvõtted ja esseed, lisaks sellele, et teabe saamiseks on võimalik kasutada traditsioonilisi meetodeid saavutatud.

FID (Föderatsiooni rahvusvaheline dekomentatsioon)

FID-i kohane dokumentatsiooni määratlus on igasuguste dokumentide kogumine ja levitamine kõigi inimtöövaldkondade kohta.

Paul Otlet (rahvusvaheline majanduskonverents 1905)

Paul Otleti kohane dokumentatsiooni määratlus on tegevus / äritegevus dokumendi kogumise, töötlemise, säilitamise, taasavastamise ja ka levitamise vormis.

Dokumentatsiooni funktsioon

Dokumentatsiooni funktsioon on järgmine:

Dünaamiline, nimelt dokumendid, mida saab kasutada otse kontoritööde lõpuleviimisel

• Dünaamiline aktiivne
• Dünaamiline poolaktiivne
• Dünaamiline aktiivses olekus

Staatiline, nimelt dokumendid, mida otseselt kontoritööde tegemisel ei kasutata:

• Dokument laguneb
• Sõnasõnaline dokument
• Eradokumendid

Dokumenteerimisalased tegevused või ülesanded

Dokumentatsiooni tegevused on järgmised:

• Materjalide otsimine ja kogumine
• Dokumendi salvestamine
• Dokumendi töötlemine
• Dokumenditootmine
• Dokumentide esitamine ja levitamine
• Dokumentide hoidmine ja hooldus

Dokumentatsiooni eelised

Selle dokumentatsiooni eelised hõlmavad järgmist:

• Haldusaspekt
  Halduslikult vaadates on sellel dokumentatsioonil salvestamise eeliseid, kuna dokumenteeritud failidel on identiteediväärtused, sisenemis- ja väljumiskuupäevad ning juurdepääsud.
• Juriidiline aspekt
  Juriidiliselt on selle dokumendi eeliseks tõene tõendusmaterjal, toimiku sisu, mis on seotud õiguskindluse tagamisega jätkuva õigluse alusel.
• Haridusaspekt
  Teave või fail, kui see on dokumenteeritud, on kasulik õppetegevuste või -tegevuste, sisu, saadud andmetest ämmaemandusteenuste kronoloogilise arengu kohta kannatlik.
• Uurimisaspekt
  Uurimistöö aspektist lähtudes on selle dokumentatsiooni eeliseks see, et see on teadusvajadustes teabe pakkuja. Toimikule lisatud andmeid või teavet saab kindlasti kasutada teadusuuringute eesmärgil teadmiste arendamisel tervishoiusektoris.
• Majanduslik aspekt
  Teave või teave, mille abil tuleb dokumenteerida välja antavate rahaliste vahendite summa, et see vähendaks jäätmete teket; faili sisu saab kasutada oluliseks asutuses teenuste eest tasumise määramisel, mistõttu selle toimingu eest tasumist ei saa põhjendada vastus.
• Juhtimise aspekt
  Täielik ja korralikult salvestatud teave näitab õige halduse olemasolu. Dokumentatsioonifail on kõik infosüsteemis olevad andmed ja infovood. Faili kasutatakse aruandluses ja ka juhtimisotsuste elluviimiseks programmi koostamisel.

Dokumendi kodeerimine

Dokumentatsioonis on dokumentide kodeerimine, mis viiakse läbi dokumentide põhiraamatusse salvestamise teel. Allpool on dokumendis olev kood:

1. Tellimuse number
2. Dokumendi või andmete hankimise kuupäev
3. Dokumendi koostamine
4. Dokumendi nimi või pealkiri
5. Avaldamise linn
6. Väljaandja nimi
7. Avaldamise aasta
8. Dokumendi lehtede arv
9. Nii nagu praegu saate, on paljud dokumendid salvestatud või mikrofilmideks tehtud, mõned neist on isegi arvuti mällu salvestatud.

Töödeldud pääsukoodiga saate otsitava dokumendi kiiresti üles leida. Dokumendid võivad olla filmi-, lindilehtede või ka salvestiste kujul. Lehtede, eriti skriptide või tähtede vormide jaoks kasutatakse arhiivimissüsteemi. Erinevalt köidetud dokumentidest kasutatakse nende säilitamiseks, korrastamiseks ja turvamiseks raamatukogusüsteemi.

Klassifikatsioonijaotus algab peajaotusest, mis jaguneb jagudeks, jagudeks ja jaguneb edasi osadeks ning jaotised jagunevad ka alajaotisteks.

Klassifikatsiooni jagunemise võib jagada veelgi väiksemateks osadeks.

• Pealkirjade või pealdiste mustriline liigitus ja pealkirjade jagamine
• Indekseerimise tehnikad
• Koodi määramise tehnika
• Protseduuride ja tehnikate säilitamine
• Määrake vajalikud kirjed

Arhiivi pealkirja klassifikatsioon

Iga arhiiv, mis on paigutatud vastavalt tähestikulisele süsteemile, on jagatud nelja rühma, sealhulgas:

• Individuaalsed arhiivid: Need arhiivid on tähistatud isiku nime pealkirjaga (pealdisega)
• Valitsusagentuuri arhiivid: see arhiiv kannab pealkirja (pealkiri) koos valitsusasutuse nimega
• Kommertsarhiivid: Selle arhiivi pealkiri on ettevõtte pealkiri
• Arhiivid, mida haldavad sotsiaalagentuurid.

Indekseerimise tehnika „Määra üksused“:

Pärast seda, kui on kindlaks tehtud, kas tiitel on üksikisiku, ühiskondliku organisatsiooni, valitsuse või eraasutuse nimi, määratakse kindlaks kõige olulisemad üksused. Seda nimetatakse indekseerimiseks

Koodi seadistamise tehnika

Koodi määramise tehnikaid kasutame indekseerimisel tehnikat, mis sisaldab reeglit.

Suur aitäh ja aitäh, et lugesite dokumentatsiooni mõistmise, kodeerimise, funktsioonide, ülesannete ja eeliste mõistmise kohta, loodan, et kirjeldatu võib teile kasulik olla.