√ Comprensión de archivos, funciones, tipos, procedimientos y sistemas de almacenamiento
Comprensión de archivos, funciones, tipos, procedimientos y sistemas de almacenamiento – En esta discusión explicaremos el significado de archivos. Que incluye el significado de archivos, funciones de archivo, tipos de archivos, procedimientos de archivo y sistemas de almacenamiento de archivos con discusiones completas y fáciles de entender. Para obtener más detalles, lea atentamente la reseña a continuación.
Comprensión de archivos, funciones, tipos, procedimientos y sistemas de almacenamiento
Primero analicemos detenidamente el significado.
Comprender los archivos
Los archivos son registros en forma de guiones o registros escritos, impresos o mecanografiados en forma de letras, números e imágenes, que tiene un significado y propósito específicos como material para la comunicación y la información grabada comunicación e información registrada en papel (tarjeta, formulario) Película papel (diapositiva, tira de película, película macro) computadora, cinta, disco, disco, disquete, papel para fotocopias y otros etc.
Junto con el desarrollo de herramientas de datos e información que han llegado a la era de la informatización, los archivos se están volviendo cada vez más populares. Esto se puede grabar en papel de película de celuloide y en soportes informáticos (disquete, cinta magnética, etc.). etc).
Con base en la Ley N° 7 de 1971, el Ministerio de Salud señala que el significado de archivos es:
- Manuscritos preparados y aceptados por instituciones y agencias gubernamentales en cualquier forma, ya sea individual o grupal, en el contexto de la implementación de actividades gubernamentales.
- Los manuscritos que han sido preparados y aceptados por organismos privados y particulares tienen la forma de cora. cualquier cosa, ya sea solo o en grupos para llevar a cabo la vida nacionalidad.
Función de archivo
Según la Ley núm. 7 de 1971, las funciones de archivo se dividen en dos, a saber, funciones dinámicas y funciones estáticas. Mientras tanto, según los Dres. Las funciones del archivo Anhar son:
- Es una herramienta de almacenamiento de documentos.
- Es una herramienta de ayuda bibliotecaria.
- Almacenamiento de documentos para las decisiones que se han tomado.
- Archivos significa almacenar periódicamente y periódicamente documentos importantes sobre el progreso de la empresa.
Tipos de archivos
Visto desde la perspectiva legal y regulatoria del Ministerio de Salud núm. 43 de 1971 existen dos tipos de archivos:
Archivos auténticos
Los archivos auténticos son archivos que tienen una firma original con tinga, lo que significa que no son fotocopias. o película, como signo válido del contenido del archivo correspondiente, los archivos auténticos pueden utilizarse como prueba legal legítimo.
Archivos no auténticos
Los archivos no auténticos son archivos que no tienen una firma original con tinta. Este archivo puede ser en forma de fotocopias, películas, microfilmes, tipos de salida (salida por computadora o impresión) y medios informáticos como disquetes, etc.
Procedimientos de almacenamiento de archivos
Los procedimientos de almacenamiento son los pasos de trabajo que se llevan a cabo en relación con el almacenamiento de un documento. Hay dos tipos de almacenamiento, a saber, el almacenamiento de documentos que aún no se han procesado (archivos pendientes) y el almacenamiento de documentos que ya se han procesado (archivos permanentes).
Almacenamiento Temporal (archivos pendientes)
Los archivos pendientes o archivos de seguimiento son archivos que se utilizan para el almacenamiento temporal antes de que un documento haya terminado de procesarse. Este archivo consta de carpetas etiquetadas con fechas que tienen una validez de tres meses. Cada mes consta de 31 carpetas de fechas que incluyen 31 carpetas para el mes actual, 31 carpetas para el mes siguiente y 31 carpetas para el mes siguiente.
El cambio de mes se muestra cambiando la guía de meses, cuyo número es 12. Los documentos que, por ejemplo, se posponen hasta una fecha determinada, se pueden introducir en la carpeta bajo el mes y la fecha deseados. Una vez completado el procesamiento, el documento pendiente se guarda en el archivo de almacenamiento. Los expedientes pendientes suelen colocarse en uno de los cajones o archivadores utilizados.
Almacenamiento persistente (archivos permanentes)
En general, las oficinas no prestan atención a los procedimientos ni al paso a paso para el almacenamiento de documentos. La experiencia demuestra que muchos documentos o documentos se pierden durante el trámite inicial, pero una vez que llegan al almacenamiento, la velocidad en la búsqueda de los documentos juega un papel importante. Y esta velocidad depende mucho del sistema utilizado, del equipo y de los oficiales de archivo.
Sistema de almacenamiento de archivos
El sistema de almacenamiento es un sistema que se aplica al almacenamiento de documentos para que el almacenamiento sea fácil. La creación y búsqueda de documentos que se han guardado se puede realizar más rápidamente si los documentos se encuentran en un momento determinado. necesario.
El sistema de almacenamiento tiene el principio de almacenar según el título de los documentos almacenados, ya sea en forma de letras o números dispuestos en un orden determinado. Básicamente existen dos tipos de orden: orden alfabético y orden descendente. Los sistemas de almacenamiento en orden alfabético son sistemas que a menudo se denominan sistemas alfabéticos, sistemas geográficos y sistemas temáticos. Mientras tanto, los que siguen el orden numérico son el sistema numérico, el sistema cronológico y el sistema numérico por materias.
A menudo, los sistemas de almacenamiento que se pueden utilizar como sistemas de almacenamiento estándar son sistemas alfabéticos, sistemas numéricos, sistemas geográficos y sistemas temáticos. (Amsyah, 2008:71)
Así se ha explicado sobre Comprensión de archivos, funciones, tipos, procedimientos y sistemas de almacenamiento, con suerte, puede aumentar su percepción y conocimiento. Gracias por visitarnos y no olvides leer otros artículos.
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