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√ Comprensión de la documentación, funciones, actividades, beneficios y codificación

Comprensión de la documentación, funciones, actividades, beneficios y codificación– En esta discusión explicaremos la documentación. El cual incluye el significado de la documentación según expertos, funciones de la documentación, actividades de la documentación, beneficios y codificación de los documentos los cuales se explican de forma completa y sencilla. Para obtener más detalles, lea atentamente la reseña a continuación.

Comprensión de la documentación, funciones, actividades, beneficios y codificación

Primero analicemos detenidamente el significado completo de documentación.

Comprender la documentación

La documentación es una colección de documentos que pueden proporcionar información o evidencia relacionada con algo. el proceso de recopilación y procesamiento de documentos de forma sistemática y también de difusión de información a los usuarios el.

Comprensión de la documentación según los expertos

La siguiente es una definición de expertos con respecto a la documentación.

  1. KBBI (Gran Diccionario Indonesio)

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    La definición de documentación según el KBBI es la recopilación, selección, procesamiento y almacenamiento de información en el campo del conocimiento; proporcionar o recopilar evidencia a partir de información como fotografías, citas, recortes de periódicos y otros materiales de referencia.

  2. Wikipedia

    La definición de documentación según Wikipedia es un método utilizado para proporcionar documentos utilizando evidencia precisa del registro de fuentes específicas de información de ensayos/escritos, testamentos, libros, leyes y etc.

    En sentido general, la documentación es la búsqueda, investigación, recopilación, conservación, control, uso y provisión de documentos.

  3. Enciclopedia británica

    La definición de documentación según la Enciclopedia Británica es la supervisión y preparación de una bibliografía utilizando herramientas como índices, resúmenes y ensayos, además de utilizar también métodos tradicionales para obtener esta información logrado.

  4. FID (Federación Internacional de Descomentamientos)

    La definición de documentación según la FID es el proceso de recopilación y difusión de documentos de todo tipo relativos a todos los campos del trabajo humano.

  5. Paul Otlet (Conferencia Económica Internacional 1905)

    La definición de documentación según Paul Otlet es una actividad empresarial que consiste en recopilar, procesar, almacenar, redescubrir y distribuir documentos.

Función de documentación

En términos de función de documentación, es la siguiente:

  • Dinámico es un documento que se puede utilizar directamente en el proceso de realización del trabajo de oficina.
    • dinámica activa
    • Dinámica semiactiva
    • Dinámico en activo
  • Estáticos son documentos que no se utilizan directamente para realizar trabajos de oficina:
    • documento coprol
    • Documentos literales
    • Documentos Privados

Actividades o Tareas de Documentación

Las actividades de documentación son las siguientes:

  • Buscar y recopilar materiales.
  • Registro de documentos
  • Realizar procesamiento de documentos.
  • Realizar la producción de documentos.
  • Presentación y difusión de documentos.
  • Realizar el almacenamiento y mantenimiento de documentos.

Beneficios de la documentación

Los beneficios de la documentación son los siguientes:

  • Aspectos administrativos

    Vista desde un aspecto administrativo, la documentación tiene el beneficio de registrar, porque los expedientes que se documentan tienen valores de identidad, fechas de entrada y salida, así como datos de acceso.

  • Aspectos legales

    Desde el punto de vista jurídico, la documentación tiene el beneficio de ser una prueba válida, el contenido de los expedientes está relacionado con garantizar la seguridad jurídica sobre la base de una justicia permanente.

  • Aspecto Educativo

    Si la información o los archivos documentados son útiles para apoyar las actividades de aprendizaje, el contenido de información relacionada con datos sobre el desarrollo cronológico de los servicios de partería que se han prestado a paciente.

  • Aspecto de investigación

    Vista desde el aspecto de la investigación, la documentación tiene beneficios como proveedor de información para las necesidades de investigación. Los datos o información adjuntos a un fichero pueden utilizarse con fines de investigación en el desarrollo del conocimiento en el sector sanitario.

  • Aspectos Económicos

    La información o los datos tienen el beneficio de documentar la cantidad de fondos que deben gastarse, reduciendo así la ocurrencia de desperdicio, contenido de un expediente puede ser utilizado como material para determinar el pago de servicios en una institución, por lo que no se puede garantizar el pago por esta acción respuesta.

  • Aspectos de Gestión

    La información completa y almacenada correctamente indica que existe una gestión correcta. Un archivo de documentación son todos los flujos de datos e información en un sistema de información. Este archivo se utiliza para generar informes y compilar programas para implementar decisiones de liderazgo.

Codificación de documentos

En la documentación existe una codificación del documento que se realiza registrándolo en el libro maestro de documentos. Aquí está la codificación en el documento:

  1. Numero secuencial
  2. La fecha en que se obtuvo el documento o los datos.
  3. Preparación del documento
  4. El nombre o título del documento.
  5. Ciudad donde se publicó
  6. Nombre del editor
  7. Año de publicacion
  8. Número de páginas del documento
  9. Hoy en día, muchos documentos se graban o se microfilman, algunos incluso se almacenan en la memoria de la computadora.

Con la contraseña procesada podrás encontrar rápidamente el documento que buscas. Los documentos pueden presentarse en forma de películas, cintas o grabaciones. Para la forma de hojas, especialmente guiones o cartas, se utiliza un sistema de archivo o llenado. A diferencia de los documentos encuadernados, un sistema bibliotecario apuesta por el almacenamiento, la disposición y la seguridad.

La división de clasificación comienza con la división principal que se divide en divisiones, divisiones y además se divide en secciones y secciones divididas en subsecciones.

La división de clasificación se puede dividir en partes aún más pequeñas.

  1. Patrones de clasificación de títulos o subtítulos y división de los títulos principales
  2. Técnicas en indexación
  3. Técnicas de determinación de código.
  4. Procedimientos y técnicas de almacenamiento.
  5. Determinar los registros requeridos

Clasificación del título del archivo

Cada archivo ordenado alfabéticamente se clasifica en cuatro grupos, que incluyen:

  1. Archivos individuales: estos archivos están marcados con el título (título) del nombre del individuo.
  2. Archivos de agencias gubernamentales: estos archivos están subtitulados con el nombre de la agencia gubernamental.
  3. Archivo Comercial: Este archivo se titula (pie de foto) con el nombre de la empresa.
  4. Archivos gestionados por agencias sociales.
Comprensión de la documentación según expertos, funciones, actividades, beneficios, codificación

Técnica de indexación de “establecimiento de unidades”:

Luego de determinar el título, ya sea el nombre de un individuo, organización social, agencia gubernamental o sector privado, el siguiente paso es determinar las unidades más importantes. Esto se conoce como indexación.

Técnicas para asignar códigos

Para determinar el código, utilizamos una técnica que incluye reglas de indexación.

Así se ha explicado sobre Comprensión de la documentación, funciones, actividades, beneficios y codificación Con suerte, puede aumentar su percepción y conocimiento. Gracias por visitarnos y no olvides leer nuestros otros artículos.

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