التخطيط: التعريف والغرض والوظيفة والنوع

في أنشطة الإدارة ، يتم استخدام العديد من المصطلحات ، أحدها هو التخطيط. يرتبط هذا المصطلح ارتباطًا وثيقًا بمراحل الإدارة الجيدة. بالنسبة لأولئك منكم الذين لا يفهمون معنى التخطيط والأهداف والأنواع ، يجب عليك قراءة المعلومات التالية بدقة.

المصطلح في اللغة الإنجليزية يسمى تخطيط كما أنه يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالحياة الشخصية والمجموعة والأعمال والسياسة وغيرها. بدلاً من الخلط ، إليك المعلومات الكاملة.

تعريف التخطيط

أهم شيء يجب أن تفهمه هو تعريف تخطيط. من وجهة نظر عامة ، إنها عملية جرد لما يجب تحقيقه على المدى الطويل والقصير.

بالإضافة إلى ذلك ، يشار إليه أيضًا بترتيب الأنشطة بأقصى قدر من التنسيق بين أي شخص مشارك فيها. نتيجة لذلك ، ستظهر عملية حيث يمكن تحقيق الخطة بشكل صحيح.

اقرأ: تعريف اللغة

فهم التخطيط حسب الخبراء

الخبراء لديهم وجهات نظرهم الخاصة حول معنى التخطيط. يصبح بعضها مراجع لأن لها المعنى الصحيح. ماذا يقول الخبراء عن التخطيط؟

1. جورج شتاينر

لدى شتاينر فكرة أن التخطيط هو عملية أولية ، لتحقيق الأهداف ، والحد من الاستراتيجيات والخطط والسياسات. رتبت بالتفصيل لتحقيق. ويشمل أيضًا مدى تحقيق المنظمة لأهدافها ، وتنفيذ جميع القرارات ، والمراجعات ، و استجابة للتعرف على دورة تخطيط جديدة.

2. جاكلين ألدر

معنى التخطيط وفقًا لهذا الخبير هو مرحلة عند تحديد الأهداف المستقبلية المراد تحقيقها. بما في ذلك الاستعداد ، ما هي الخطوات المهمة التي يجب اتخاذها حتى يمكن تحقيق هذه الأهداف.

3. إرلي سواندي

بالنسبة له ، فإن معنى التخطيط هو ، عملية لتحديد هدف مجموعة أو منظمة. ثم انقلها في شكل استراتيجيات وعمليات وتكتيكات مهمة ستكون مطلوبة من أجل تحقيق جميع أهداف المجموعة بشكل مثالي.

4. جون دوغلاس

لدى دوغلاس وجهة نظر مفادها أن التخطيط هو مرحلة أو عملية يتم تنفيذها بشكل مستمر. وتشمل مراحل الدراسة ، وصياغة الأهداف والمقترحات ، وتنفيذ الدراسات والصياغات ، وعملية التقييم لمتابعة تحقيق المراحل.

5. باربرا بيكر

آخر مع باربرا بيكر ، الذي ذكرها على أنها طريقة عقلانية للتحضير لمستقبل أفضل.

اقرأ: تعريف الأدب

خصائص التخطيط

لتمييزه عن شروط وأقسام الإدارة الأخرى ، بصرف النظر عن المعاني المختلفة للتخطيط ، فإن الخصائص ليست هي نفسها أيضًا. بحيث يمكن التعرف عليه واستخدامه بسهولة عند الحاجة ، وبالطبع بالطريقة الصحيحة.

1. توجيه الهدف

في وضع الخطة ، يكون الاتجاه واضحًا ، أي تحقيق الهدف. حتى تشير جميع مراحل الخطة إلى هذه الأهداف ، من خلال إنتاج الإجراءات المناسبة ، هناك حاجة إلى إجراءات بديلة.

على سبيل المثال ، تريد شركة ما تحقيق هدف مبيعات بنسبة 25 بالمائة في الأشهر الثلاثة الأولى من فتح نشاط تجاري. ثم ستركز الخطط الموضوعة على تحقيق مبيعات بنسبة 25 بالمائة. بدءًا من كيفية إنتاج منتجات الأعمال إلى التسويق باستخدام العروض الترويجية والتقنيات المناسبة.

2. لديك وظيفة في المجال الإداري

هذه العملية هي جزء من الإدارة ، وهي على وجه التحديد وظيفة مهمة ومبكرة مقارنة بوظائف الإدارة الأخرى. سيتعلق وجودها بالتنظيم والتوجيه والسيطرة والموارد البشرية والتنظيم.

مع التخطيط ، ستكون جميع وظائف الإدارة أكثر تركيزًا وقادرة على تحقيقها بشكل أفضل من دون خطة.

على سبيل المثال ، سيحدد التخطيط لحدث خيري من سيشارك. ثم ما هي وظيفة كل من الموارد البشرية المعنية ، وما هي تقنيات التحكم في الفريق ، بحيث يتم تنسيق كل شيء على أفضل وجه ممكن.

3. هي عملية مستمرة

يسمى مستمرًا أو مستمرًا لأنه سيكون هناك دائمًا خطط موضوعة لفترة زمنية معينة.

على سبيل المثال ، لدى الشركة "أ" خطة مبيعات قصيرة الأجل لمدة ستة أشهر بمراحل مختلفة من التخطيط والجهود المبذولة لتحقيقها. عند اكتمال ستة أشهر ، سيتم وضع خطة جديدة مرة أخرى لتحقيق الهدف للهدف التالي.

سيكون هذا التخطيط المستمر مترابطًا ، وبالطبع سيكون أفضل من وقت لآخر لأن حالة المنظمة أو العمل ستظل ديناميكية طوال الوقت.

4. منتشرة

إنه موجود في كل مستوى من مستويات المجموعة أو المنظمة ، وليس فقط في أقسام معينة. ومع ذلك ، فإن التغليف ، في شكل استراتيجيات وأنشطة ، سيختلف وفقًا للمستوى.

على سبيل المثال ، في الشركة ، هناك خمسة أقسام عمل ، لذلك ستكون هناك خطة في كل قسم فيما يتعلق بالجهود المبذولة لتحقيق أهداف الشركة. بالطبع مع قدرة كل قسم.

يرتبط التخطيط للقسم المالي ، بطبيعة الحال ، بعناصر الميزانية المهمة والحيل لتقليل النفقات وزيادة الدخل.

أثناء التواجد في قسم الإنتاج ، كيفية تخطيط تصميم المنتج ثم المواد الخام وعملية الإنتاج الصحيحة.

5. صنع القرارات

في الخطة ، ما هي الخيارات المختلفة للإجراءات التي ستكون جزءًا من الجهد المبذول لتحقيق الهدف. يتم تنفيذ تصميم الإجراءات البديلة قدر الإمكان ، بحيث عند تحقيقها ستزيد من المزايا المختلفة وتقليل العيوب.

6. مستقبلي

يطلق عليه المستقبل لأنه يتعلق بالأهداف التي يتعين تحقيقها في المستقبل. هناك إسقاط للظروف المستقبلية في إدراك مفهوم التخطيط ، والذي يُنظر إليه من وجهات نظر وتحليلات مختلفة. بالإضافة إلى التوقعات ، إلى أي مدى يمكن أن تتحقق الخطة مع هذه الظروف المستقبلية.

يمكن أيضًا الإشارة إليه على أنه التنبؤ بالمستقبل من خلال عملية التخطيط الفعلية الصحيحة.

7. عملية فكرية

لا يقتصر الأمر على التخطيط لشيء ما فحسب ، بل هناك أيضًا طاقة ذهنية. ومنها المنطق والتحليل وطرق التفكير والتنبؤات والتخيل بطريقة ذكية.

قم أيضًا بتنفيذ العديد من الابتكارات المهمة ، والتي تتعلق بهدف يجب تحقيقه لاحقًا. بحيث لا يكون ثابتًا ودائمًا ما يكون جديدًا ووفقًا للظروف الحالية.

كل هذا بالطبع يتطلب فهماً فكرياً عالياً لأنك ستعد أشياء مهمة مختلفة عند التخطيط.

اقرأ: تعريف المراجعة

وظيفة التخطيط

بعد معرفة معنى التخطيط ثم خصائصه ، تحتاج أيضًا إلى فهم وظائف المرحلة الأولى من الإدارة.

ترتبط وظيفتها بمفهوم الأسئلة الأساسية في عالم الإدارة ، والذي غالبًا ما يتم اختصاره كـ 5W1H.

1. ماذا ماذا)

التعامل مع أي أهداف يتم تحقيقها من قبل مجموعة أو منظمة. على سبيل المثال ، الهدف هو تلبية احتياجات الناس الغذائية أو أن تصبح المنتج الأول للمنتج.

2. لماذا (لماذا)

هل هو تفسير لما ، أي لماذا تم وضع الهدف كأساس لأنشطة المنظمة؟ بالطبع سيكون هناك العديد من الإجابات لاحقًا ، بناءً على نتائج التحليل وإعداد فريق التخطيط الحالي.

على سبيل المثال ، لماذا هدف الشركة "أ" هو تحقيق ربح أكثر بنسبة 50 بالمائة مقارنة بالعام الماضي؟ من هذه الأسئلة ، يمكن البحث عن الإجابة الصحيحة ، على سبيل المثال لأنك تريد تغطية خسائر العام الماضي والتي يجب تقليلها خلال هذا العام وفي السنوات التالية.

3. أين (أين)

لا يزال التوجه هو الهدف ، أي شرح المكان الأفضل والأكثر ملاءمة لتحقيق الهدف باستخدام المراحل المختلفة التي تم إعدادها.

على سبيل المثال ، هدف الشركة هو تنفيذ العروض الترويجية الحالية لتحقيق هدف إضافة المستهلكين. يمكن أن يكون الموقع في مركز تسوق والاستفادة من وسائل التواصل الاجتماعي.

4. متى

ترتبط هذه الوظيفة ارتباطًا وثيقًا بـ برنامج تحقيق الخطة حتى تتحقق جميع الأهداف. سواء في شهر واحد أو ستة أشهر أو مدة سنة.

5. من من)

تحديد من سيكون له دور في تحقيق أهداف المنظمة. بالطبع ، تم اختيار الناس بناءً على سلسلة من الخطط المحددة مسبقًا.

يتطلب تحديد هذه الموارد البشرية أيضًا عملية بحيث يظهر لاحقًا فريق قوي لتحقيق الأهداف والغايات مع المنظمة.

6. كيف كيف)

الوظائف المتعلقة بكيفية اتخاذ أفضل الخطوات ، في محاولة لتحقيق هدف تنظيمي أو شركة.

على سبيل المثال ، لغرض زيادة المبيعات ، تتمثل طريقة القيام بذلك في اتخاذ خطوات ترويجية متنوعة ومناسبة. توسيع منطقة التسويق ، من أجل الحصول على عملاء جدد سيزيدون من دخل الأعمال.

الغرض من التخطيط

كل مرحلة من مراحل الإدارة ، بالطبع ، لها هدف يجب تحقيقه. هكذا هو التخطيط. بالإضافة إلى فهم معنى التخطيط ، من المهم أيضًا معرفة الغرض من مراحل الخطة ، بما في ذلك:

• لتحديد المعيار الذي سيتم تطبيقه في تنفيذ نشاط المؤسسة أو الشركة. باستخدام هذه المعايير ، سيكون من الأسهل تقييم كل نشاط ومراقبته والإشراف عليه.

عندما يكون هناك شيء لا يتوافق مع هذه المعايير ، يمكن إجراء التصحيحات على الفور حتى لا تسبب مشاكل في المستقبل.

مثال: التخطيط للترويج لمنتج مع أنشطة ترويجية عبر الانترنت، المعيار هو إنشاء إعلانات بموضوع معين خلال فترة زمنية معينة.

عندما لا يقوم شخص ما بتنفيذ أنشطة ترويجية وفقًا لهذه المعايير ، سيكون من السهل تحديده وتوجيهه للعودة إلى الخطة الأصلية.

• كمحاولة للتكيف مع أي تغييرات قد تحدث في الشركة ومجتمع الأعمال أو المنظمة. لذلك من خلال التخطيط ، يمكن إجراء التكيف بسهولة أكبر دون التسبب في حدوث فوضى في المنظمة.

مثال: التغيير في تكلفة ضريبة القيمة المضافة (VAT) إلى 11 بالمائة ، يجعل أ تضع الشركة خطة جديدة للتمويل حتى تتمكن من دفع الضريبة التي تم تحديدها ال.

• كوسيلة لتوفير الاتجاه الصحيح ، يتم إشراك جميع الأقسام ، سواء الإداريين أو غير الإداريين. نتيجة لذلك ، سيكون لديهم فهم أفضل لكيفية تنفيذ الأنشطة وفقًا للخطة الأولية التي تم الاتفاق عليها بشكل متبادل.
• التقليل من الفوضى في العمل وإهدار الأنشطة وعدم توافق العمل مع الأهداف. في حالة وجود الخطة ، يمكن للجميع الرجوع إلى الخطة دون الحاجة إلى القيام بأشياء أخرى لا تتعلق بالخطة الأصلية.
• تسهيل التنسيق بين الإدارة الشخصية والجماعية والتنظيمية من أجل تحقيق الأهداف المشتركة.

أنواع التخطيط

ما هي أنواع التخطيط؟ اتضح أن هناك عدة أنواع يتم تجميعها حسب الفترة الزمنية والنطاق والمستوى. هنا هو الشرح الكامل.

أنواع التخطيط حسب الفترة الزمنية

بالنسبة لهذا النوع ، يتم تقسيمه إلى ثلاثة ، وهي قصيرة ومتوسطة وطويلة الأمد بمدد مختلفة.

1. التخطيط قصير المدى (التخطيط على المدى القصير)

إنها خطة قصيرة الأجل ، وعادة ما تكون صالحة فقط لمدة عام واحد كحد أقصى. بعد ذلك ، سيتم وضع خطة جديدة للعام التالي.

ينطبق هذا النوع على التخطيط المؤسسي ، الذي يريد أن يرى تحقيق الأداء السنوي مع الأنشطة المختلفة التي تم إعدادها من خلال التخطيط.

مثال: خطة عمل قسم اللوجستيات بشركة التعدين في عام واحد. يشمل أنشطة المشتريات اللوجستية لأعمال التعدين لتلك المدة. كيف هو نظام التوزيع والإشراف على التوزيع والأنشطة المختلفة المتعلقة باللوجستيات.

2. التخطيط المتوسط ​​المدى (التخطيط على المدى المتوسط)

وهي الخطط الموضوعة لفترة تتراوح بين خمس سنوات وسبع سنوات. عندما يتم التحضير بعناية ، أكمل مراحل الأنشطة التي سيتم تنفيذها خلال تلك الفترة الزمنية.

عادة ما يكون من الممكن تقييم الخطة ، بناءً على فكرة التخطيط المطبقة في حالة: حدث تغيير أدى إلى حدوث مشاكل في الخطة الأولية كامل.

3. التخطيط طويل المدى (التخطيط على المدى الطويل)

هي خطة وضعت لمدة 10 سنوات إلى 25 سنة. بالطبع ، ستكون مفصلة ومعقدة للغاية ، ولكن من المهم جدًا القيام بذلك حتى يمكن تحقيق أهداف المنظمة في غضون فترة زمنية معينة.

نوع التخطيط حسب النطاق

تنقسم إلى ثلاثة أنواع ، مع اختلاف التركيز حسب احتياجات المنظمة.

1. التخطيط التكتيكي (التخطيط التكتيكي)

يحتوي على سياسات تدعم تحقيق الأهداف التنظيمية. سيتم تنفيذ الأنشطة المعدة في فترة زمنية قصيرة ، ويمكن تعديلها وفقًا للظروف الحالية ويمكن تغييرها إذا لزم الأمر.

2. التخطيط الاستراتيجي (التخطيط الاستراتيجي)

إنها خطة جيدة الإعداد ليتم تحقيقها على المدى الطويل. تم إعداد كل شيء بالتفصيل ، من السياسات إلى الأنشطة التي تدعم تحقيقها.

لا يمكن تغييره لأنه تم توحيده لفترة معينة ، لذلك يجب أن تشير جميع المكونات المعنية إلى الخطة.

3. التخطيط المتكامل (التخطيط المتكامل)

هذا هو التخطيط الذي يتم من خلال نظام متكامل وشامل لجميع مكونات المنظمة.

يتم استخدامه كمرجع رئيسي في تنفيذ كل نشاط ، بحيث يكون تركيز جميع المعنيين بالتساوي على تحقيق الأهداف التنظيمية. يمكن استخدامها على المدى القصير أو الطويل ، كما أن التفاصيل أكثر اكتمالاً.

أنواع التخطيط حسب المستوى

هناك أيضًا ثلاثة أنواع مع خصائص كل منها ، كما أن استخدامها ليس تعسفيًا.

1. التخطيط اليومي

نوع التخطيط الذي يتم إجراؤه بشكل روتيني كل يوم ، في محاولة لضمان أن جميع الأنشطة تسير على الطريق الصحيح قواعد صحيح. الأنشطة مجدولة بالكامل ويمكن رؤية النتائج كل يوم.

على سبيل المثال ، خطة العمل اليومية لفريق مشروع البناء ، حيث سيتم تقديم شرح لخطة العمل كل صباح لكل عضو في الفريق. يتعين على البعض إكمال تركيب الجدران الخرسانية والطلاء وصنع دعامات السقف.

عادة في فترة ما بعد الظهر ، سيتم إجراء تقييم لإنجاز الخطة ، سواء كانت على الهدف أم لا.

2. التخطيط التشغيلي (التخطيط التشغيلي)

المرتبطة بوضع المبادئ التوجيهية ، في تنفيذ كل برنامج في المنظمة. لذلك ، سيكون هناك لاحقًا مرجع لكل مكون داخل المنظمة في تنفيذ البرنامج.

ستساعد هذه الخطة بشكل كبير في موازنة تصورات وأهداف جميع الموارد البشرية في المنظمة في محاولة لتحقيق مجموعة من الأهداف والغايات.

3. الخطة الرئيسية (المخطط الرئيسي)

هو التخطيط المتعلق بالسياسات في المنظمة. الغرض من ذلك ، بالنسبة للأنشطة طويلة الأجل ، تشمل جميع الأشياء المتعلقة بالمنظمة ، الداخلية والخارجية.

استنتاج

يوفر الوصف أعلاه فهمًا مهمًا ، بدءًا من فهم التخطيط إلى مدى دوره في تنفيذ الإدارة العامة.

في تطبيقه ، هناك وظائف يتم تنفيذها وأهداف يجب تحقيقها. بما في ذلك الأنواع التي يمكنك اختيارها لاحقًا ، أي منها تريد استخدامه وفقًا لموقف واحتياجات الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها ولديها أنشطة.

مع المعلومات الكاملة حول التخطيط أعلاه ، من تعريف التخطيط إلى أنواعه ، سيكون درسًا مهمًا. حتى تتمكن لاحقًا من وضع خطتك الخاصة ، ليتم تنفيذها.