9 أمثلة على الخطابات الرسمية الجيدة والصحيحة (2021)

بالنسبة لأولئك الذين يعملون في الخدمات المؤسسية ، من المؤكد أن أحد جوانب العمل التي يجب أن تعرفها هو كيفية القيام بذلك قم بعمل خطاب رسمي ، ولكن إذا كنت لا تزال في حيرة من أمرك في كتابته ، فنحن نقدم لك هنا بعض نماذج الرسائل الخدمات.

لكن قبل ذلك ، يجب أن تعرف معنى الرسالة الرسمية نفسها.

باختصار ، تعريف الخطاب الرسمي هو خطاب صادر عن وكالة أو خدمة رسمية يتم استخدامها لأغراض معينة.

عادة ، يتم إنشاء هذا الخطاب الرسمي من قبل مؤسسة أو وكالة ، خاصة وعامة ، مثل الشركات أو المدارس أو المكاتب الحكومية أو غيرها.

المحتويات متنوعة للغاية أيضًا ، بدءًا من الأمور المتعلقة بالإعلانات والتصاريح والتخصيصات والدعوات إلى أحداث معينة.

لمزيد من المعلومات حول الخطابات الرسمية ، راجع المراجعة التالية.

خصائص الخطابات الرسمية

لتمييز الرسائل الرسمية عن أنواع الحروف الأخرى ، هناك عدة خصائص مثل:

• لديك ترويسة من الشركة (حكومية / خاصة).
• احصل على رقم حرف.
• لديه ختم ومرفق.
• يوجد قسم للافتتاح والختام.
• مصحوبة بتوقيع الجهة المعنية.
• تنسيق الكتابة له قواعد رسمية ويستخدم معايير مهذبة.

وظيفة الخطابات الرسمية

بشكل عام ، يتم إجراء الخطابات الرسمية لغرض رسمي رسمي.

يتم أيضًا تقديم الرسائل الرسمية بشكل شائع لاحتياجات الوكالات الحكومية ووكالات الشركات والمؤسسات الرسمية المختلفة الأخرى.

الغرض من كتابة خطاب رسمي خاص هو نقل معلومات معينة لتلبية مصالح المؤسسة إلى الموظفين المعنيين.

أو بشكل أكثر تحديدًا ، فإن الرسائل الرسمية لها الوظائف التالية:

• يمكن استخدام خطاب رسمي كمبدأ توجيهي للقيام بعمل ما ، على سبيل المثال:
  • كتابة رسالة التعليمات.
  • خطاب القرار.
  • خطاب إذن من الشركة أو المؤسسة.
• يمكن أيضًا استخدام الرسائل الرسمية كأداة / تذكير بالمستند ، لأنه يمكن تخزين هذه الرسالة بالإضافة إلى الأرشيف.
• ليس ذلك فحسب ، يمكن أن يكون تاريخ كتابة الرسائل الرسمية أيضًا دليلًا قانونيًا في رؤية التطورات الموجودة في مؤسسة أو شركة معينة.

الشروط - شروط كتابة الخطابات الرسمية

إليك بعض المتطلبات في كتابة خطاب رسمي تحتاج إلى معرفته ، ومنها:

• يجب أن تكون مكتوبة باستخدام تنسيق قياسي رسمي لكتابة الخطابات. يجب أن يكون الهيكل أو التنسيق في بيان الخطاب الرسمي منتظمًا أيضًا.
• يجب أن تكون مكتوبة من خلال تقديم وصف موجز وموجز وواضح للمهمة.
• استخدم اللغة القياسية ، وفقًا لقواعد اللغة الإندونيسية الجيدة والصحيحة (وفقًا لـ PUEBI).
• إذا كانت الرسالة الرسمية مكتوبة بلغة أجنبية ، فيجب أن تكون البنية النحوية أيضًا متوافقة مع قواعد اللغة المستخدمة.
• يجب أن يكون أسلوب الكتابة في الخطابات الرسمية قادرًا على الأقل على تقديم صورة جيدة لشركة أو مؤسسة وفقًا لمجالها.

أنواع الخطابات الرسمية

تنقسم الرسائل الرسمية إلى نوعين مختلفين ، وهما:

1. خطاب رسمي خاص: خطاب رسمي مكتوب أو صادر من مؤسسة خاصة.
2. خطاب رسمي من الحكومة: خطاب رسمي مكتوب أو صادر عن جهة حكومية.

هيكل كتابة الخطابات الرسمية

على غرار الرسائل الرسمية الأخرى ، تحتوي الرسائل الرسمية أيضًا على بنية كتابة محددة مسبقًا.

فيما يلي هيكل كتابة خطاب رسمي:

1. ورقة ذات رأسية
2. وقت كتابة الرسالة
3. رقم كتابة الرسالة
4. مرفق
5. شيء أو مسألة
6. عنوان
7. فتاحة رسائل التحية
8. محتوى الرسالة
9. إغلاق
10. هوية المرسل
11. ينسخ
12. الأحرف الأولى من الرسالة
13. ختم

نموذج رسالة رسمية

بعد فهم بعض التفسيرات المتعلقة بالرسائل الرسمية أعلاه ، نقدم هنا بعض الأمثلة على الرسائل الرسمية جنبًا إلى جنب مع الصور ونماذج PDF ، بما في ذلك:

1. مثال على خطاب رسمي لمدرسة الإعدادية

2. نموذج للرسالة الرسمية لمجلس الطلاب

3. نموذج لرسالة رسمية

مثال على نسخة وثيقة الخطاب الرسمي:

4. نموذج لرسالة الخدمة الخاصة

مثال على نسخة مستند لخطاب رسمي خاص:

5. نموذج رسالة رسمية للشركة

مثال على نسخة مستند الخطاب الرسمي للشركة:

6. نموذج خطاب الخدمة الصحية

مثال على نسخة وثيقة من خطاب الخدمة الصحية:

7. نموذج رسالة رسمية للمعلم

مثال على خطاب رسمي لنسخة مستند المعلم:

8. نموذج خطاب خدمة الإخطار

مثال على إصدار مستند خطاب الإخطار الرسمي:

9. أمثلة على الرسائل الرسمية الأخرى

فيما يلي أمثلة على الرسائل الرسمية الأخرى مثل خطابات الإبلاغ الرسمية ، تطبيق إلكترونيوخطاب الدعوة الرسمي وخطاب الطلب الرسمي في نسخة PDF: