10 محاضر نموذجية للاجتماع: مكتب ، مدرسة ، شركة ، خدمة

قبل معرفة أمثلة لمحاضر الاجتماعات ، يجب أن تفهم أولاً ماهية محضر الاجتماع.

محضر الاجتماع هو مستند تكون وظيفته بمثابة دليل على ما إذا كانت الشركة أو المنظمة قد نفذت أنشطة مناقشة أو اجتماع لمناقشة موضوع معين.

من خلال محضر هذا الاجتماع ، سيتم معرفة من كان حاضرا ، ونتائج الاجتماع ، وكذلك متى تم عقد الاجتماع.

جدول المحتويات

تعريف محضر الاجتماع

نموذج لمحضر اجتماع شركة خاص

المحاضر عبارة عن سلسلة من الملاحظات حول الأنشطة مثل المناقشات والندوات والاجتماعات والجلسات.

بعض العناصر التي يتألف منها محضر الاجتماع هي:

  • أهداف النشاط.
  • الأفكار المختلفة التي سيتم مناقشتها في النشاط.
  • الاقتراحات والقرارات في الأنشطة.
  • وقت التنفيذ.
  • كانت الأطراف المختلفة حاضرة في النشاط.
instagram viewer

وفقًا للقاموس الإندونيسي الكبير (KBBI) ، فإن المحاضر عبارة عن ملاحظات موجزة تتعلق بمسار الاجتماع أو المحاكمة بالإضافة إلى الأشياء التي تمت مناقشتها واتخاذ قرار بشأنها.

بشكل عام ، ما يتم تضمينه في محضر هذا الاجتماع يبدأ من اليوم / التاريخ والمكان والوقت وقائمة المشاركين ومحتويات الاجتماع والاستنتاجات وتوقيعات المشاركين وكذلك رئيس الاجتماع.

لذلك ، فإن محاضر هذا الاجتماع مضغوطة وموجزة ومنهجية وشاملة فيما يتعلق بمحتويات ملخص مناقشة الاجتماع.

يُعرف الشخص الذي يكتب المحضر باسم مدون الملاحظات.

مهام الكتابة

مثال على محضر اجتماع التنسيق

مدون الملاحظات هو شخص قادر على الاستماع والكتابة جيدًا بحيث يمكن التقاط الأشياء الموجودة في المناقشة بشكل صحيح.

وبالتالي ، فإن مدون الملاحظات ملزم بتسجيل نتائج المناقشة من بداية الحدث إلى نهايته.

فيما يلي بعض الواجبات المشتركة لمدون الملاحظات ، بما في ذلك:

  • اكتب موضوع المشكلة بشكل كامل وواضح
  • تسجيل أوقات الاجتماع (كمرجع في تحديد الجدول الزمني للاجتماع التالي)
  • الاستماع والحفاظ على هدوء الاجتماع
  • سجل كمية بيانات المعلومات والمشاركين في الاجتماع
  • لخص استنتاجات أو نتائج مناقشة الاجتماع.
  • موضوعي / محايد. لا يسمح لمدون الملاحظات بتدوين أفكاره في المحضر ، بل يجب أن يعتمد على المناقشة في الاجتماع
  • قم بتوثيق نتائج المناقشة بما في ذلك الكتابة والصور.

فوائد الملاحظات

نموذج لمحضر اجتماع مكتب حكومي

فيما يلي بعض فوائد تدوين الملاحظات ، بما في ذلك:

1. اجتماع المانومتر

مع المحضر ، سيساعدنا ذلك في معرفة ما إذا كان الاجتماع قد تم بنجاح أم لا.

لذلك ، يجب أن يستمع مدون الملاحظات في الاجتماع ويضعها في كتابة واضحة وموجزة. بحيث يسهل فهمها من قبل العديد من الأطراف.

2. شهادة

على سبيل المثال ، المحاضر المتعلقة بتسجيل منظمة.

إذا كان هناك تغيير في شكل المنظمة أو إغلاقها ، فإن الطريقة الأكثر فعالية للتعامل معها هي استخدام الدقائق الحالية.

3. مصدر المعلومات (المشاركون غائبون)

في الاجتماع ، يجب أيضًا أن يكون هناك شخص لا يمكنه الحضور بسبب بعض العقبات.

لذلك ، باستخدام المحاضر ، لا يزال بإمكان المشاركين معرفة الاجتماعات التي تمت مناقشتها وكذلك النتائج.

4. إرشادات للاجتماع القادم

هذا هو الحال خاصة بالنسبة لبعض الاجتماعات التي كانت تحتاج في السابق إلى مزيد من المتابعة.

ثم يتم تحقيق ذلك في الاجتماع التالي باستخدام الإرشادات الواردة في محضر الاجتماع السابق.

5. كمستند

يجب عمل المحضر في ظروف كاملة وواضحة ، لأنه سيتم استخدامها لاحقًا كأرشيفات ووثائق.

ليس ذلك فحسب ، بل يجب أيضًا تخزين الدقائق وترتيبها بدقة بترتيب زمني. بهدف تسهيل البحث عند الحاجة.

6. أداة تذكير حضور الاجتماع

بشكل عام ، بعد افتتاح الاجتماع ، يقوم رئيس الاجتماع بعد ذلك بالتصويت على محضر الاجتماع السابق.

لذلك ، يمكن استخدام محضر الاجتماع كتذكير للمشاركين في الاجتماع.

7. أدوات للاجتماعات الزائفة

الاجتماعات الزائفة هي اجتماعات لم يتم عقدها مطلقًا أو اجتماعات وهمية.

في وقت تجميع هذه المحاضر ، يجب استشارة الخبراء القانونيين أولاً.

8. تحقيق أهداف معينة

في منظمة أو شركة أو مكتب ، غالبًا ما يضعون ميزانية مالية لعقد اجتماعات شهرية منتظمة.

ولكن عندما لا يتم عقد الاجتماع الشهري ، يمكن عمل المحضر بناءً على الدقائق القديمة.

يتم ذلك بحيث يمكن استخدامه كدليل على الإنفاق لتلبية الاحتياجات كل شهر.

9. معامل

باستخدام محضر الاجتماع ، يمكنك معرفة ما إذا كان الغرض من الاجتماع المذكور في المحضر يمكن تحقيقه بشكل جيد أم لا.

ترتيب الملاحظات

ملاحظات

لكتابة المحضر ، هناك العديد من السلاسل التي يجب أخذها في الاعتبار حتى يتم ترتيبها بشكل موجز ومنهجي عند كتابتها.

فيما يلي ترتيب لطرق عمل محاضر الاجتماعات ، بما في ذلك:

أ. رئيس قسم الملاحظات

رأس النوتة هو الجزء الأول لكتابة الدقائق.

بعض الأشياء التي على رأس المدون هي كما يلي:

  • الاسم أو العنوان أو الموضوع الذي سيتم مناقشته
  • يوم وتاريخ عقد الحدث
  • وقت (ساعات) عقد الحدث
  • مكان الحدث
  • العناصر المشاركة في الحدث (الرئيس ونائب الرئيس ، مدون الملاحظات ، السكرتير ، وكذلك المشاركون).

ب. املأ الدقائق

محتويات المحضر هي جزء من المحضر في شكل أشياء ستتم مناقشتها لاحقًا وتحتوي على نتائج قرارات الاجتماع.

تتم كتابة محتويات المحضر بحيث يمكن تمييزها عن الترتيب المنهجي.

الترتيب المنهجي لمحتويات المحضر مقسم إلى 4 أجزاء ، بما في ذلك:

  • كلمات الافتتاح
  • مناقشة
  • قراءة القرار
  • وقت الإغلاق (ساعات)

ج. نهاية المذكرة

الجزء الأخير هو آخر كتابة واردة في المحضر مع محتوياته على شكل شروحات تتعلق ببعض الأشياء النهائية من كتابة المحضر.

في نهاية الدقائق يتم تجميعها في 3 أجزاء ، من بين أجزاء أخرى:

  • مسمى وظيفي
  • التوقيع
  • اسم المسؤول والرتبة و / أو NIP

د. التوقيع

يحتوي التوقيع على توقيعات العديد من الأطراف التي تعتبر مهمة ومسئولة عن تحقيق جدول أعمال الاجتماع.

يتم توقيع المحضر بشكل عام من قبل الرئيس ونائب الرئيس والسكرتير ومدون الملاحظات.

عينة من محضر الاجتماع

آخذ الملاحظات

فيما يلي بعض الأمثلة على محاضر الاجتماعات ، بما في ذلك:

أ. نموذج محضر اجتماع الشركة

مجموعة جايا
جنوب جاكرتا

اليوم / التاريخ: الاثنين 10 أبريل 2018
الوقت: 13.00 WIB - 14.00 WIB
المكان: غرفة اجتماعات Perpetual Group
قائد الاجتماع: جيلانج سيتياوان
عدد المشاركين: 25 دزينة
مادة الاجتماع: مناقشة حول مسابقة الطبخ بين الموظفين الذكور

أنشطة الافتتاح:

أ. افتتحه جيلانج سيتياوان
ب. مرحبا بكم من قبل مدير مجموعة العبادي

نتائج قرارات الاجتماع:

بناءً على الاجتماع الذي عقد يوم الاثنين 25 يونيو 2020 ، ستقام مسابقة الطبخ بين الموظفين الذكور الذي سيقام يوم الأحد 16 أبريل 2018 مع الرئيس التنفيذي بوترا هانديني.

زعيم الاجتماع ،

جيلانج سيتياوان

المفكرة

تياس سفيرة

ب. نموذج محضر اجتماع المكتب

غالبًا ما تحدث عمليات التسريح (إنهاء التوظيف) في الشركة. ولقرار تسريح الموظفين ، سيعقد اجتماع أولاً.مثال:

جدول أعمال الاجتماع: إنهاء الموظفين

اليوم / التاريخ: الاثنين ، 19 يونيو 2020

الوقت: 10.00 WIB

المكان: غرفة الاجتماعات الطابق الثاني

قائد الاجتماع: رئيس مدير PT. جايا الخالدة

الكاتبة: عفيفة ديفاناتا

محضر الاجتماع: إنهاء التوظيف (PHK) الذي ستعقده شركة PT. تم احتجاز جايا عبادي بسبب الأزمة الاقتصادية الحالية التي تضرب إندونيسيا. لذلك ، يتم تسريح العمال حتى تتمكن الشركة من العمل بشكل جيد. سيتم منح الموظفين الذين تم تسريحهم تعويضات إنهاء الخدمة وفقًا لمركزهم الحالي.

اكتب.

عفيفة ديفاناتا

ج. نموذج لمحضر اجتماع مكتب حكومي

دقائق الاجتماع

عزيزي: رئيس منطقة جنوب باندونغ

من: نائب رئيس المنطقة

الموضوع: الأنشطة

اليوم / التاريخ: الخميس ، 08 ديسمبر 2018

الوقت: 14.00 - انتهى

المكان: قاعة المناسبات ، الطابق الرابع

الحدث: تنسيق تقييم السيطرة على عوامل مرض حمى الضنك

رسالة دعوة:

  1. رئيس خدمة الصحة العامة في باندونغ
  2. رؤساء منطقة باندونغ
  3. رؤساء قرية باندونغ

قائد الاجتماع: قطار باندونغ للصحة العامة

خاتمة الاجتماع:

نستنتج بموجب هذا أن نتائج الأنشطة بناءً على دعوة من حكومة باندونغ هي كما يلي:

  1. افتتح الحدث السكرتير الإقليمي باندونغ ثم واصل مع التوجيهات
  2. تقديم المواد:
    • تنسيق التقييم المتعلق بمكافحة حمى الضنك في باندونغ من قبل رئيس مكتب بنتال والصحة العامة
    • استراتيجيات لتوقع الحالات المتزايدة من DHF من قبل وزارة الصحة
    • تنفيذ PSN

وبالتالي ، تم إعداد هذا التقرير ليكون بمثابة مواد إضافية لك.

باندونغ ، 07 ديسمبر 2018

المشاركون في الاجتماع ،

نائب رئيس المنطقة

سيتياوان بوترا

ارتشف………………………………

ينسخ:

رئيس تمكين المجتمع

د. مثال على محضر اجتماع التنسيق

اليوم / التاريخ: الأربعاء 2 يناير 2018
الوقت: 09.00WIB - 11.00 WIB
المكان: STTN-BATAN Yogyakarta Auditorium
قائد الاجتماع: جيلانج سيتياوان
عدد المشاركين: 65 شخصا
مادة الاجتماع: تحديد موعد برنامج العمل الأسري للطالب بكلية التكنولوجيا النووية بدان
الوطنية للطاقة النووية (STTN-BATAN)نتائج قرارات الاجتماع:ضبط التاريخ
  1. لدى وحدة النشاط الطلابي لعشاق الطبيعة برنامج عمل للتبرع بالدم سيعقد في 10 أبريل 2018. وسيعقد برنامج عمل تسلق الجبال مع STTN-BATAN في 20 أبريل 2018.
  2. UKM KALAM (عائلة الطلاب الإسلامية) لديها برنامج عمل مسابقة الرماية الذي سيعقد في 11 أبريل 2018.
  3. سيعقد برنامج عمل مهرجان الحجاب في 12 أبريل 2018.
  4. سيعقد برنامج العمل بعد الظهر بعد ظهر كل ثلاثاء في STTN-BATAN Yogyakarta.
  5. سيعقد برنامج فرايداي براذرز الدراسي بعد ظهر كل جمعة في STTN-BATAN يوجياكارتا.
  6. سيعقد برنامج عمل دورة التمهيد في الفترة من 15 أبريل إلى 18 أبريل 2018.
  7. تم تنفيذ برنامج عمل زيارة دور الأيتام في يوجياكارتا في 20 أبريل 2018.
  8. لدى UKM Basket برنامج عمل السجال الذي سيتم تنفيذه في نهاية كل شهر من عام 2018.
  9. لدى UKM Volly برنامج عمل للمبارزة سيقام في نهاية كل أسبوع في 2018 وأيضًا مسابقة للكرة الطائرة بين الأقسام في STTN-BATAN Yogyakarta.
  10. لدى UKM Futsal برنامج عمل السجال الذي سيتم تنفيذه في نهاية كل شهر من عام 2018.
  11. ستعقد UKM Robotics مسابقة الروبوتات الإندونيسية في 5 مايو 2018. يتضمن أجندة تدريبية بعد ظهر كل يوم سبت في قاعة STTN-BATAN Yogyakarta وكذلك المشاركة في جميع مسابقات الروبوتات الإندونيسية.
  12. لدى UKM للدفاع عن النفس برنامج عمل منافسة للدفاع عن النفس على المستوى الوطني سيعقد في 30 مايو 2018.

زعيم الاجتماع ،

فرحان أمر الله

المفكرة

أرديليا إيرينا

ه. نموذج لمحضر الاجتماع الرسمي

حكومة مقاطعة جافا الوسطى

سلطات التعليم

فرع التعليم الإقليمي لماجلانج ريجنسي

ملاحظات

اسم الاجتماع: الاجتماع الرسمي

اليوم ، التاريخ: الأربعاء 11 فبراير 2020

ساعات العمل: 08.30 WIB حتى الانتهاء

الموقع: مكتب التعليم الإقليمي فرع جنوب بوروكيرتو ريجنسي

الحدث: مناقشة الذكرى الخامسة والسبعين لجمهورية إندونيسيا في عام 2020

قائد الاجتماع: رئيس مكتب التعليم الإقليمي في جنوب بوروكيرتو ريجنسي

الكاتب: تياس سفيرة S.Pd

نتائج الاجتماع: شاركت المدارس الثانوية العامة / الخاصة / المدارس المهنية في الاحتفال بعيد استقلال جمهورية إندونيسيا الخامس والسبعين 2020 من خلال المشاركة في:

1. مسابقة صراخ تصل إلى 17 مدرسة

2. Sociodrama بواسطة SMAN 1 Purwokerto و SMAN 2 Purwokerto

3. حفل إعلان الثواني لثلاث فصائل

4. أسقط العلم بمقدار 3 فصائل

5. موكب ثقافي ± 300 شخص يتألف من:

  • مجموع فرقة الطبل 35 شخصا
  • سيارة الزينة 2 قطعة
  • تتكون تشكيلة Bhinneka Tunggal Ika من 60 شخصًا
  • 10 أشخاص المعاد تدويرها خط كرنفال الملابس
  • صفوف من الملابس التقليدية في جميع أنحاء إندونيسيا تصل إلى 60 شخصًا
  • تشكيلة Reog Ponorogo بإجمالي 80 شخصًا.

رئيس مكتب فرع التربية والتعليم

ريجنسي جنوب بوروكيرتو

أحمد حكيم ، ش ، م

مصمم رياض الأطفال. أنا

NIP: 12223313235

F. عينة من محضر اجتماع القرية

قرية Simpang Agung

منطقة. سيبوتيه أجونج ، وسط لامبونج

دقائق الاجتماع

اليوم / التاريخ: الاثنين ، 19 يونيو 2020
الوقت: 08.00 - 11.00 بتوقيت غرب إندونيسيا
المكان: مبنى قرية بودي سينتوسا
قائد الاجتماع: أدي بامونغاس
عدد المشاركين: 20 شخصا
مواد الاجتماع: تحديد يوم تنفيذ النظافة البيئية للقرية في Simpang Agung.
أنشطة الافتتاح:

  1. الافتتاح من قبل رئيس الهيئة التنفيذية لنظافة البيئة
  2. مرحبًا بك من قبل رئيس قرية Simpang Agung

نتائج قرارات الاجتماع:

سيعقد تنفيذ نظافة قرية Simpang Agung يوم الأحد 12 يناير 2020 بناءً على نتائج قرار الاجتماع الذي عقد يوم السبت 7 يناير 2020. كل RT الذي تقرر أنه مطلوب لإحضار مخروط يتم جمعه بعد ذلك في منزل رئيس قرية Simpang Agung ، وبعد ذلك سيتم الصلاة عليه وتوزيعه مرة أخرى. سيكون هناك عرض للدمى في الظل في المساء.

رئيس الاجتماع الكاتب.

Alifia's Ultimate Adi

ز. مثال على RT Meeting Minutes Rapat

اجتماع RT 02 RW 01

قرية سودونغ

منطقة بيليك

ريجنسي بيمالانج

اليوم / التاريخ: الخميس ، 08 أغسطس 2020

الوقت: 14.00 WIB - 16.00 WIB

المكان: مقر إقامة رئيس RT 02 RW 01 ، بكتي

قائد الاجتماع: سوستيونو

إجمالي المشاركين: 20 شخصًا

مناقشة الاجتماع: الاستعدادات للاحتفال بعيد استقلال إندونيسيا 2019

أنشطة الافتتاح:

أ. افتتحه Sustiyono

ب. خطاب رئيس RT 02 RW 01 ، بكتي

نتائج الاجتماع:

للاحتفال بعيد استقلال إندونيسيا 2020 وإحيائه أيضًا ، سيتم عقده سلسلة من الفعاليات التي ستبدأ في 16 أغسطس 2019 حتى 19 أغسطس 2019 مع تفاصيل الأنشطة كما يلي:

16 يونيو 2019: مسابقة للأطفال (بعد الظهر) وليلة ووجون والصلاة معًا

17 يونيو 2019: حفل العلم

18 يونيو 2019: مسابقة للمراهقين والبالغين

19 يونيو 2019: كرنفال

ستدير اللجنة بالتشكيل التالي:

  1. الرئيس التنفيذي: فتخوري
  2. السكرتيرة: نيليسا هداياتي
  3. امينة الصندوق: انا نور فضليلة
  4. منسق قسم الفعاليات: بايون ماتساني
  5. منسق العلاقات العامة: احمد سطيوان
  6. منسق قسم النظافة: اولول عزمي
  7. منسق قسم الاستهلاك: ليليس خليصوه
  8. منسق قسم المعدات: مشليخ

تم إغلاق النشاط من قبل Sustiyono كزعيم للاجتماع في الساعة 16.00 WIB

زعيم الاجتماع ،

سوستيونو

المفكرة

هندريانا

ح. عينة من محضر اجتماع المعلم

حكومة مدينة بنجر - قسم التربية والتعليم

مدرسة بيليتا كاسيح المتوسطة

Jalan Bunga Kenanga No. 78، Banjar - هاتف: 645XXX (0341)

دقائق الاجتماع

اليوم ، التاريخ: الأربعاء 10 نوفمبر 2016

وقت الاجتماع: 13.00 - 15.00 بتوقيت غرب إندونيسيا

المكان: غرفة المعلمين في مدرسة بيليتا كاسيح الإعدادية

جدول أعمال الاجتماع: وحدة شراء الكتاب

قائمة حضور المشاركين في الاجتماع: مرفق

عقد الاجتماع على جدول الأعمال التالي:

  1. افتتاح
  2. توجيهات من المدير
  3. تقديم مقترحات من كل معلم مادة
  4. مناقشة لوائح الوحدة بقيادة نائب رئيس المناهج
  5. إغلاق

وجاءت نتائج الاجتماع كالتالي:

  • كل معلم مادة جاهز لإعداد وحدة للعام الدراسي 2017/2018.
  • يختلف الوقت اللازم لتصنيع الوحدات في كل موضوع.
  • الحد الأقصى لتقديم مسودات الوحدات هو مارس 2017.
  • سيتكون فريق التحرير من ممثلي المعلمين ، وسيبدأ عملية التحرير في أبريل 2017.
  • الوحدات جاهزة للطباعة في أوائل مايو 2020.

مالانج ، 10 نوفمبر 2016

معرفة،

مدير ، كاتب

جينا واندا S.Pd, M.Pd Budi Santoso S.Pd

NIP: 766254541 NIP: 8676753277

أنا. عينة من محضر اجتماع المدرسة

MA Negeri 1 Central Lampung
Jalan Raya Terbanggi number 33، Central Lampung
هاتف. (033) 8233232

دقائق الاجتماع

اليوم / التاريخ: السبت 1 مارس 2020

الوقت: 08.00 - 10.00 بتوقيت غرب إندونيسيا

المكان: قاعة SMA Negeri 1 Harapan Bangsa

قائد الاجتماع: Setiono، S.Pd

عدد المشاركين: 23 شخصًا

مادة الاجتماع: تحديد موعد امتحان منتصف الفصل الدراسي Tanggal

أنشطة الافتتاح:

الافتتاح بواسطة Setiono، S.Pd
خطاب رئيس SMA N 1 Harapan Bangsa

نتائج قرارات الاجتماع:

سيعقد الامتحان النصفي للفصل الدراسي الزوجي يوم الخميس الموافق 20 مارس 2020 بحسب نتائج الاجتماع الذي عقد يوم السبت 10 يناير 2020. سيتبع جميع طلاب SMA Negeri 1 Harapan Bangsa امتحان منتصف الفصل الدراسي الزوجي.

زعيم لقاء الكاتب

سوباردي ، S.Pd Cantika

اقرأ أيضا: نموذج رسالة رسمية

ملخص

تتضمن بعض الأشياء التي يجب الانتباه إليها عند إعداد محاضر الاجتماع ما يلي:

  1. عنوان الاجتماع أو الحدث (في هذا القسم يتم استخدامه أيضًا كعنوان للمحضر).
  2. مكان الاجتماع أو الحدث.
  3. وقت الاجتماع أو الحدث.
  4. المشاركون في الاجتماع.
  5. زعيم في اجتماع أو حدث.
  6. الأحداث أو الاجتماعات أو الأحداث.
  7. أخبار الاجتماع أو الحدث.