فهم إدارة الأرشيف ووظائفه وحمايته وتخزينه وحفظه

فهم إدارة الأرشيف ووظائفه وحمايته وتخزينه وحفظه - في هذا النقاش سوف نشرح عن إدارة الأرشيف. والتي تشمل معنى إدارة الأرشيف ووظائف إدارة الأرشيف والحماية الإدارية أرشفة ، أرشفة تخزين إداري ، أرشفة حفظ إدارة بمناقشة كاملة وخفيفة يفهم.

فهم إدارة الأرشيف ووظائفه وحمايته وتخزينه وحفظه

لمزيد من التفاصيل ، يرجى الاطلاع على الاستعراض أدناه.

فهم إدارة المحفوظات

إدارة الأرشفة أو حفظ الملفات هي إدارة / إدارة المحفوظات التي تسهل حركة المراسلات الواردة والصادرة. المحفوظات هي أنشطة تتعلق بإيداع المحفوظات ، سواء المحفوظات الديناميكية والمحفوظات الثابتة.

وفقًا لأرشيفات Mulyono ، وهي إجراء إدارة تخزين المستندات بناءً على القواعد والإجراءات المعمول بها من خلال تذكر 3 عناصر رئيسية دائمًا والتي تشمل: الفرز ، والمكان ، والاكتشاف عودة.

تعريف آخر لإدارة الأرشيف أو حفظ الملفات هو عملية إدارة المحفوظات باستخدام نظام معين ، حتى يمكن العثور على المحفوظات مرة أخرى عندما بحاجة.

يتميز نظام الملفات الجيد بالخصائص التالية:

• التنفيذ سهل بحيث لا يسبب صعوبات في تخزين أو استرجاع أو إرجاع المحفوظات.
• سهل الفهم ، لذلك لا يظهر الكثير من الأخطاء عند تشغيله
• رخيصة أو اقتصادية ، بمعنى أنها ليست مفرطة ، سواء في إنفاق الأموال / التكاليف أو في استخدام القوى العاملة أو المعدات أو معدات الأرشفة
• لا تشغل مساحة
• من السهل تحقيق ذلك ، لذلك من الممكن جدًا العثور على الأرشيفات المخزنة بسهولة وسرعة ، إذا لزم الأمر مرة أخرى في أي وقت.
• مناسبة للمنظمة ، بمعنى أنها تتفق مع نوع ونطاق أنشطة المنظمة.
• مرنة أو مرنة ، بحيث يمكن تطبيقها بسهولة على الوحدات التنظيمية التي يمكنها متابعة التطورات التنظيمية.
• يمكن منع الضرر وفقدان المحفوظات. النقطة المهمة هي أنه يمكن أن يمنع الأشخاص غير المسؤولين من التدخل ، أو الذين ليس لديهم السلطة والواجب في المحفوظات ، ومن مختلف أشكال الأضرار التي تسببها الحيوانات مثل النمل الأبيض والحشرات حتى مع الرطوبة والهواء إلخ.
• تسهيل الإشراف ، أي باستخدام أنواع مختلفة من الإشراف ، أي باستخدام أنواع مختلفة من المعدات أو المعدات. مثل بطاقات الفهرسة وأوراق المقدمة وأوراق التأشير المتقاطع وبطاقات القروض الأرشيفية (القسائم الصادرة) وما إلى ذلك.

أرشيفية الفطريات

تقوم المحفوظات بوظيفة تنفيذ أنشطة إدارة المكاتب والتي تنقسم وفقًا لوظائفها إلى قسمين ، وهما:

أرشيف ديناميكي

المحفوظات الديناميكية هي أرشيفات تستخدم في التخطيط والتنفيذ والتنظيم ، الحياة الوطنية التي يتم استخدامها بشكل عام أو بشكل مباشر في إدارة الإدارة بلد. تنقسم المحفوظات الديناميكية إلى قسمين على النحو التالي:

• أرشيف ديناميكي نشط: أرشيف لا يزال يستخدم باستمرار للعمل المستمر في بيئة المعالجة لمنظمة / مكتب.
• نشط في الأرشيف الديناميكي: هو أرشيف لا يتم استخدامه بشكل مستمر أو أن تكرار استخدامه نادر الحدوث ، أو يستخدم كمرجع فقط.

أرشيف ثابت

المحفوظات الثابتة هي أرشيفات تُستخدم مباشرة للتخطيط للحياة الوطنية بشكل عام أو للتنفيذ اليومي لإدارة الدولة. هذا الأرشيف الثابت هو مسؤولية وطنية للحكومة وقيمة وظيفته لا غنى عنها في الأجيال القادمة.

حماية الأرشيف

حماية الأرشيف هي محاولة لحماية المحفوظات من جميع الاحتمالات الممكنة تحدث (أحداث ، أحداث ، هجمات من قبل الآفات التي تأكل / تدمر المحفوظات) بحيث لا تكون المحفوظات آمنة (ضائعة وتالفة إلخ).

الغرض من حماية الأرشيف هو الحرص على أن المحفوظات:

• غير ضائع
• لا يسيء معاملته على يد غير مسئولين
• لا يساء استخدامها من قبل بعض الأشخاص أو الأطراف للحصول على مكاسب / مصلحة شخصية
• لإبقائها دائمة أو غير تالفة

تخزين الأرشيف

يجب تنفيذ تخزين الملفات من خلال استخدام نظام معين يمكنه:

• يمكنك العثور عليها بسهولة وسرعة إذا لزم الأمر في أي وقت
• يمكن استرجاع المحفوظات من التخزين بسرعة وسهولة
• يمكن استعادة المحفوظات إلى التخزين بسهولة

حفظ الأرشيف

يمكن بذل جهود للحفاظ على المحفوظات بطرق مختلفة ، مثل:

• الاستنساخ أو التصوير
• ترميم وتجليد الأرشيف
• تصفيح المحفوظات

لا تزال الجهود المبذولة لحماية المحفوظات كما هو مذكور أعلاه ذات طبيعة ديناميكية ، فهي مسؤوليتها والتزامات كل منظمة تنشئ أرشيفات ثابتة في طبيعتها هي مسؤولية وسلطة الأرشيف الوطني للجمهورية إندونيسيا.

وهكذا تم شرحه عن فهم إدارة الأرشيف ووظائفه وحمايته وتخزينه وحفظه، نأمل أن تضيف إلى بصيرتك ومعرفتك. شكرا لزيارتك ولا تنسى قراءة مقالات أخرى.