تعريف التوثيق والوظائف والأنشطة والفوائد والترميز

فهم التوثيق والوظائف والأنشطة والفوائد والترميز- في هذه المناقشة سوف نشرح حول التوثيق. والتي تشمل تعريف التوثيق حسب الخبراء ، ووظيفة التوثيق ، وأنشطة التوثيق ، والفوائد وترميز الوثائق التي يتم شرحها بشكل كامل وخفيف لمزيد من التفاصيل ، يرجى قراءة الاستعراض أدناه بعناية.

فهم التوثيق والوظائف والأنشطة والفوائد والترميز

دعونا نناقش المعنى الكامل للتوثيق أولاً بعناية.

تعريف التوثيق

التوثيق هو مجموعة من المستندات التي يمكن أن توفر معلومات أو أدلة تتعلق بشيء ما عملية جمع ومعالجة الوثائق بشكل منهجي وكذلك نشر المعلومات للمستخدمين الذي - التي.

تعريف التوثيق حسب رأي الخبراء

فيما يلي تعريف الخبراء في التوثيق.

1. KBBI (قاموس إندونيسي كبير)

   إن تعريف التوثيق وفقًا لـ KBBI هو جمع واختيار ومعالجة وتخزين المعلومات في مجال المعرفة ؛ تقديم أو جمع الأدلة من المعلومات مثل الصور والاقتباسات ومقتطفات الصحف والمواد المرجعية الأخرى.

2. ويكيبيديا

   يعد تعريف التوثيق وفقًا لـ Wikipedia طريقة تستخدم لتوفير المستندات باستخدام دليل دقيق من تسجيل مصادر محددة للمعلومات من المقالات / الكتابات والوصايا والكتب والقوانين و إلخ.

   بشكل عام ، التوثيق هو البحث عن الوثائق والتحقيق فيها وجمعها وحفظها والتحكم فيها واستخدامها وتوفيرها.

3. الموسوعة البريطانية

   تعريف التوثيق حسب الموسوعة البريطانية هو الإشراف على الببليوجرافيات وتجميعها أدوات مثل الفهارس والملخصات والمقالات ، إلى جانب القدرة على استخدام الأساليب التقليدية حتى يمكن الحصول على المعلومات حقق.

4. FID (الاتحاد الدولي Decomentation)

   إن تعريف التوثيق وفقًا لـ FID هو عملية جمع ونشر الوثائق من جميع الأنواع حول جميع المهن البشرية.

5. بول أوتليت (المؤتمر الاقتصادي الدولي 1905)

   يعد فهم التوثيق وفقًا لـ Paul Otlet نشاطًا تجاريًا في شكل جمع ومعالجة وتخزين وإعادة اكتشاف وتوزيع مستند

وظيفة التوثيق

من حيث وظائف التوثيق هي كما يلي:

• ديناميكي ، وهي المستندات التي يمكن استخدامها مباشرة في عملية استكمال العمل المكتبي
  • نشط ديناميكي
  • ديناميكي شبه نشط
  • ديناميكي في النشط
• ثابتة وهي المستندات التي لا تستخدم مباشرة في إتمام الأعمال المكتبية:
  • انهيار المستند
  • وثيقة حرفية
  • المستندات الخاصة

أنشطة التوثيق أو المهام

أنشطة التوثيق هي كما يلي:

• البحث وجمع المواد
• القيام بتسجيل المستندات
• القيام بمعالجة المستندات
• القيام بإنتاج المستندات
• تقديم ونشر الوثائق
• القيام بتخزين وصيانة الوثائق

فوائد التوثيق

فوائد التوثيق هي كما يلي:

• الجانب الإداري

  بالنظر إلى الجانب الإداري ، فإن التوثيق له فوائد للتسجيل ، لأن الملفات الموثقة لها قيم هوية وتواريخ دخول وخروج وكذلك بيانات الوصول.

• الجانب القانوني

  من الناحية القانونية ، فإن التوثيق له فوائد كدليل قانوني ، فمحتويات الملف تتعلق بضمان اليقين القانوني على أساس العدالة المستمرة.

• الجانب التربوي

  المعلومات أو الملف إذا تم توثيقه مفيد لدعم أنشطة التعلم ، محتوى المعلومات المتعلقة بالبيانات المتعلقة بالتطور الزمني لخدمات القبالة التي تم تقديمها لها مريض.

• جانب البحث

  بالنظر إلى جانب التوثيق البحثي ، فإن له فوائد كمزود للمعلومات لاحتياجات البحث. يمكن استخدام البيانات أو المعلومات المرفقة بملف لأغراض البحث في تطوير المعرفة في قطاع الصحة.

• الجانب الاقتصادي

  تفيد المعلومات أو البيانات في توثيق مقدار الأموال التي يجب إنفاقها ، وبالتالي تقليل حدوث الهدر يمكن استخدام ملف كمواد لتحديد الدفع مقابل الخدمات في مؤسسة ، ثم لا يمكن تبرير الدفع مقابل هذا الإجراء إجابه.

• جانب الإدارة

  تشير المعلومات الكاملة والمخزنة بشكل صحيح إلى الإدارة السليمة. ملف التوثيق هو جميع تدفقات البيانات والمعلومات في نظام المعلومات. يستخدم هذا الملف في إعداد التقارير وإعداد برنامج لتنفيذ قرارات القيادة.

وثيقة ترميز

يوجد في التوثيق ترميز للوثائق يتم تنفيذه عن طريق التسجيل في دفتر المستندات الرئيسي. هذا هو الترميز في المستندات:

1. رقم الأمر
2. تاريخ الحصول على المستند أو البيانات
3. إعداد الوثيقة
4. اسم المستند أو العنوان
5. مدينة النشر
6. اسم الناشر
7. سنة النشر
8. عدد صفحات الوثيقة
9. الطريقة التي تحصل عليها في الوقت الحالي ، تم تسجيل العديد من المستندات أو تحويلها إلى ميكروفيلم ، حتى أن بعضها يتم تخزينه في ذاكرة الكمبيوتر.

باستخدام رمز المرور المعالج ، يمكنك العثور بسرعة على المستند الذي تبحث عنه. يمكن أن تكون المستندات على شكل أوراق من فيلم أو شريط أو تسجيلات. بالنسبة لشكل الأوراق ، وخاصة النصوص أو الحروف ، يتم استخدام نظام الملفات أو الملفات. على عكس المستندات المجمعة ، يتم استخدام نظام المكتبة لتخزينها وتنظيمها وتأمينها.

يبدأ تقسيم التصنيف بالتقسيم الرئيسي الذي ينقسم إلى أقسام وأقسام وينقسم كذلك إلى أقسام وأقسام مقسمة إلى أقسام فرعية.

يمكن تقسيم قسم التصنيف إلى أجزاء أصغر.

1. تصنيف نمط العناوين أو التسميات التوضيحية وتقسيم العناوين الرئيسية
2. تقنيات الفهرسة
3. تقنية تحديد الكود
4. إجراءات وتقنيات التخزين
5. تحديد السجلات المطلوبة

تصنيف عنوان الأرشيف

كل أرشيف مرتب حسب الترتيب الأبجدي ، يصنف إلى أربع مجموعات ، بما في ذلك:

1. المحفوظات الفردية: يتم تمييز هذه المحفوظات بعنوان (التسمية التوضيحية) لاسم الفرد
2. أرشيف الوكالة الحكومية: هذا الأرشيف بعنوان (شرح) باسم الجهة الحكومية
3. المحفوظات التجارية: هذا الأرشيف بعنوان (شرح) اسم الشركة
4. المحفوظات تدار من قبل الوكالات الاجتماعية.

تقنية الفهرسة "تعيين الوحدات":

بعد تحديد ما إذا كان العنوان هو اسم فرد أو منظمة اجتماعية أو مؤسسة حكومية أو خاصة ، يتم تحديد أهم الوحدات. يُعرف هذا بالفهرسة

تقنية إعداد الكود

تقنيات في تحديد الكود ، نستخدم تقنية تتضمن قاعدة في الفهرسة.

وهكذا تم شرحه عن فهم التوثيق والوظائف والأنشطة والفوائد والترميز نأمل أن تضيف إلى بصيرتك ومعرفتك. شكرا لزيارتك ولا تنسى قراءة مقالاتنا الأخرى.