أنواع الرسائل الرسمية وخصائصها ووظائفها وأمثلة عليها

أنواع الرسائل الرسمية وخصائصها ووظائفها وأمثلة عليها - ما هي أنواع الخطابات الرسمية بهذه المناسبة حول Knowledge.co.id سوف يناقشها وبالطبع حول الأشياء الأخرى التي تغطيها أيضًا. دعنا نلقي نظرة على المناقشة معًا في المقالة أدناه لفهمها بشكل أفضل.

---

أنواع الرسائل الرسمية وخصائصها ووظائفها وأمثلة عليها

---

خطاب الخدمة هو خطاب رسمي يتعلق بمختلف القضايا المتعلقة بالخدمات الرسمية ، بما في ذلك تعيينات الموظفين ، ونقل الموظفين ، والترقيات ، وزيادة الرواتب ، وقرارات الفصل موظف.

بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة خطاب رسمي هي:

• خطاب رسمي نيابة عن المؤسسة أو المؤسسة أو الدولة.
• عادة ما تكون الأوراق ذات الرأسية على اليسار ما لم يكن بالإمكان توسيط الأوراق ذات الرأسية.
• يقع العنوان البريدي في أعلى اليمين أسفل اسم وتاريخ الرسالة.
• باستخدام الضمير نحن ، لا يوجد طابع أولي أو مبدئي لوظيفة رسمية أو موظفين أقل من التوقيع الرسمي للرسالة.
• لا توجد أحرف أولية وجمل نهائية.
• اسم الموقع مكتوب بأحرف كبيرة بدون أقواس. فيما يلي NIK (رقم تعريف الموظف) أو NIP (رقم تعريف الموظف) باستثناء المناصب الوزارية.

---

خصائص الخطابات الرسمية

على عكس الرسائل الأخرى ، تحتوي خطابات الخدمة على وظائف خاصة. هذه بعض الميزات الخاصة في الرسالة الرسمية التي تميزها عن الأحرف الأخرى.

• لديك ورقة ذات رأسية

أهم شيء لتمييز الحروف الرسمية عن الأنواع الأخرى من الحروف هو أن كل حرف رسمي يحتوي دائمًا على حرف كبير. يشير هذا العنوان إلى أين في هذه الرسالة. بدون ترويسة المستلم ، سيكون هذا مربكًا لأنه لن يعرف الوكيل الذي أرسل الرسالة.

• استخدام اللغة الرسمية

الخطاب الرسمي دائمًا بلغة رسمية. نظرًا لأن هذه الرسالة خاصة بوكالة أخرى ، فإن اللغة المستخدمة هي أيضًا رسمية. من الأفضل استخدام لغة غير رسمية عند كتابة هذه الرسالة.

• يملكرقم المرجع

ثم النقطة الثانية التي تميز الحرف الرسمي عن الحروف الأخرى هي رقم الحرف. يتم نشر كل خطاب رسمي في كتاب إدارة الهيئة الناشرة. ترتبط وظيفة هذه الأرقام بإدارة المؤسسات المنظمة.

• مزودة بختم أو ختم الوكالة

ميزة أخرى هي أن الخطاب الرسمي يحتوي على ختم أو ختم الوكالة التي أصدرت الخطاب. مثل عنوان الحرف ، تتمثل وظيفته في ختم المعلومات حول أصل الحرف.

---

وظيفة رسالة المكتب

الوظيفة الرئيسية في الرسالة الرسمية هي نفس الوظيفة العامة للرسالة. الخطاب الرسمي هو في الأساس وسيلة اتصال بين طرفين. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الألياف الرسمية لها الوظائف الثانوية التالية:

• التوثيق الكتابي
  استخدمت الحروف كدليل "أبيض وأسود". على سبيل المثال في اتفاقية.
• دليل تاريخي
  تستخدم الرسائل للتحقق من البلد أو المنظمة أو تاريخ البلد. رسالة نموذجية من Supersemar
• تُستخدم أداة تذكير الحروف لتذكر الأشياء التي تم نسيانها. على سبيل المثال البريد الذي تم أرشفته أو تخزينه.

---

نوع الخطاب الرسمي

• ---

  خطاب الإخطار

خطاب الإخطار هو نوع من الخطابات الرسمية التي تكون محتوياتها إشعارًا موجهًا للجميع أعضاء بيئة العمل حتى يعرفوا شيئًا أو معلومات معينة تتعلق بما هو ضروري معروف. نموذج لخطاب الإخطار للخدمة.

• تفويض

التوكيل الرسمي هو خطاب يحتوي على تفويض السلطة من مسؤول إلى شخص آخر أو مسؤول يمكنه ذلك موثوق به ليكون قادرًا على التصرف نيابة عن الشخص الذي يعطي التوكيل ، لأن الشخص المعني لا يمكنه تنفيذه وحيد.

• شهادة

الشهادة هي رسالة تفيد محتوياتها في شرح أنشطة شخص أو أمر معين.

• خطاب مذكرة أو مذكرة رسمية

تُعرف رسائل المذكرات أيضًا باسم الملاحظات الرسمية. خطاب المذكرة هو خطاب خاص يتم استخدامه داخليًا في وحدة تنظيمية ينفذها مسؤولو المكتب بمحتويات تميل إلى أن تكون مختصرة.

• الرسالة التعميمية

الرسالة المعممة هي رسالة يقصد بمحتوياتها أن تكون شكلاً من أشكال الإخطار بشيء موجه إلى عدة أشخاص أو إلى عدة أطراف في وقت واحد.

• عمل الاستدعاء

عادةً ما يعمل هذا النوع من الخطابات الرسمية على دعوة أو دعوة شخص ما إلى أنشطة مقابلة معينة ، مثل اختبار للعمال ، وتقديم التعاون على أساس اتفاق متفق عليه في المكان والزمان تأكيد.

• خطاب طلب التصريح

ثم يتم تضمين خطاب رسمي الغرض منه تقديم طلب للحصول على تصريح للقيام بأنشطة معينة لشركة أو شخص كخطاب طلب تصريح. عادةً ما يتم استخدام هذه الرسالة غالبًا إذا كان الشخص أو الشركة بحاجة إلى مساعدة من شركة أخرى فيما يتعلق بمصالحهم.

• خطاب إعلان

يتم أيضًا تصنيف خطاب الإعلان كخطاب رسمي إذا كانت محتوياته تحتوي على معلومات معينة يتم نقل الغرض منه إلى الجمهور العام في الشركات أو المؤسسات ذات الصلة رسميًا و قانوني.

• خطاب دعوة

يجب تقديم خطابات الدعوة المصنفة كخطابات رسمية بسبب بعض المصالح التي تمتلكها شركة أو مؤسسة. تم تقديم هذه الرسالة أيضًا لأن المصلحة رسمية ويجب أن يحضرها الأشخاص المعنيون بمؤسسة أو وكالة ، وليس الأفراد.

• أخبار

علاوة على ذلك ، فإن ما يصنف على أنه خطاب رسمي هو تقرير رسمي ، وهذه الرسالة موجهة للإبلاغ سجل يحتوي على تقرير عن نشاط رسمي تم تنفيذه في مؤسسة أو شركة. وبصرف النظر عن ذلك ، فهو تقرير عن وجود تعليمات بخصوص أحداث معينة وقعت ، ويتعلق بمؤسسة أو شركة رسمية.

• خطاب توصية

هذا النوع من الخطابات الرسمية تم إعداده أو كتابته خصيصًا من قبل بعض القادة أو المسؤولين ، ومحتوياته عبارة عن أوصاف وقليل من المعلومات الشخصية من أشخاص آخرين يتم أخذ بياناتهم بشكل أصلي. ويطلب الخطاب شخصياً من قبل صاحب العلاقة بناءً على مصلحته.

• خطاب منح التصريح

إذا قمت بتقديم خطاب طلب تصريح رسمي ، فإن الرد الذي تم تلقيه هو خطاب منح تصريح وهو أيضًا رسمي بطبيعته. يتم إصدارها عادةً لمنح الإذن لشخص أو مؤسسة ذات صلة لاستخدام مكان أو عنصر معين لاستخدامه في أعمالهم ومصالحهم.

• شهادة

يتم إصدار هذه الرسالة إلى شخص ما لتقديم قدر معين من الوضوح أو اليقين بشأن مسألة ما من أجل تنفيذ المصالح دون تردد لشخص أو وكالة للتعاون في عمل ما قانوني.

• مرسوم

التالي هو خطاب القرار ، والذي يتم إجراؤه بهدف اتخاذ قرار بشأن مسألة مهمة تتعلق بوكالة أو شركة حتى لا يتسبب في سوء تفاهم بين الأطراف المعنية ، كما ورد في الرسالة بوضوح و التفاصيل.

• مذكرة

بالطبع ، يعرف الكثير من الناس هذا النوع من الرسائل الرسمية ، لأنه غالبًا ما يتم تقديمها من قبل الرؤساء في الشركة أو المؤسسات للموظفين الذين تقل مناصبهم عن القيام بشيء رسمي بطبيعته ، بناءً على المصالح شركة.

• بريد إلكتروني داحضة

عادة ما يتم استخدام هذا النوع من الخطابات الرسمية في المؤسسات أو الكيانات القانونية ، بسبب وظيفتها والغرض منها لتدوين الطعون المختلفة للمدعي ضد هناك أشياء أو بيانات معينة خاطئة وتحتاج إلى تصحيح لتقليل الخلاف ، أو حتى لا تعيق مصالح المدعي.

• رسالة تحذير

بناءً على الاسم ، يتم إصدار هذه الرسالة الرسمية لتحذير شخص ما ، وعادة ما يكون مكتوبًا بواسطة رئيس شخص ما شركة أو مؤسسة لموظفيها الذين ينتهكون القواعد الهامة التي تنطبق على الشركة أو المؤسسة.

• خطاب تقرير.

إذا كنت تريد تدوين حقيقة مهمة تكون معلوماتها مفيدة لشركة أو مؤسسة ، فأنت بحاجة إلى تقديم تقرير. تم تقديم هذه الرسالة لأن المراسل لديه مهمة ومسؤولية محددة ، ووظائف بحيث يتم الإبلاغ عن الحادث يمكن استخدام هذا كملف مهم للشركة للرد على جميع الأحداث السلبية والمربحة.

• اتفاقية العمل

بالطبع ، غالبًا ما يواجه هذا النوع من الخطابات الرسمية أشخاصًا في أماكن عمل مختلفة ، سواء كانت مؤسسة أو شركة. عادة ما يتم إبرام اتفاقيات العمل من قبل الشركة أو المؤسسة للموظفين المحتملين الذين سيتم قبولهم كجزء من الشركة المعنية. كل شيء ينظم الأمور المختلفة التي سيتم قبولها والاتفاق عليها لاحقًا من قبل الطرفين ، وهي العامل المحتمل والشركة.

• رسالة تكليف

تقريبًا مثل أمر التوقيف ، يحتوي خطاب التكليف هذا أيضًا على تفويض للتنفيذ بعض المهام الموكلة إلى شخص يشغل منصبًا أو منصبًا أدنى فيه تحته. المهام المعطاة هي مهام رسمية بطبيعتها ، لذا يجب إكمالها في الوقت المناسب وبطريقة منضبطة لصالح الشركة أو المؤسسة.

• غطاء الرسالة

تصنف خطابات الغلاف كنوع واحد من الخطابات الرسمية لأنها مكتوبة رسميًا لغرض تسليم عنصر مثل خطاب أو ملف مستند أو أمور مهمة أخرى. وعادة ما يتم توجيه هذه الرسالة من قبل مؤسسة أو وكالة لها علاقة بمنشئ خطاب الغلاف

• خطاب اتفاق الصفقة

كما يوحي الاسم ، يتم استخدام هذه الرسالة الرسمية للمصادقة على اتفاقية سيتم الاتفاق عليها بشكل متبادل ، في نشاط بيع وشراء. يمكن أن يكون الصانع شركة معينة ، ولكن يجب أن تحصل الاتفاقية على اتفاق من المشتري ، وإلا يمكن للمشتري إلغاء الشراء بناءً على معايير وشروط معينة.

عادة ما يتم تنفيذ الاتفاقية الرسمية المكتوبة في اتفاقية المعاملة إذا كانت البضائع المشتراة ذات قيمة كبيرة ، مثل الممتلكات ، وكذلك العناصر القيمة الأخرى.

• بريد إلكتروني اقتراح

يتم إصدار هذه الرسالة الرسمية الوحيدة عندما يكون لدى الطرف المعني اتفاقية أو تعاون معين ، ثم يقدم أحد الطرفين اقتراحات أو طلبات لتنفيذ الأمر الأشياء المهمة التي يرغب فيها صانع الخطاب ، ويتم اقتراحها وفقًا للحقول التي يمتلكها مستلم الرسالة ، وليس خارج الأشياء التي لا تركز على أن يقوم بها المستلم خطاب.

• خطاب عقد الإيجار

ثم النوع الأخير من الخطاب الرسمي هو خطاب عقد الإيجار ، كما يوحي الاسم ، يتم عمل هذا الخطاب إذا كانت الاتفاقية بين شركة أو صاحب عمل والمستأجر يحدث. عادة ما تكون البضائع أو المعدات المستأجرة ذات قيمة ، ومن بينها مبنى أو عقار

• خطاب تعليمات

يحتوي خطاب التعليمات على الأوامر والتعليمات التي تم إجراؤها بناءً على قواعد وسياسات القيادة.

---

مثال على خطاب رسمي

• ---

  نموذج خطاب دعوة لخدمة الشركة

---

PT. حظ سعيد
جى. ديبونيغورو لا. 452 ماكاسار
هاتف. 031xxxxxx7 فاكس. 031xxxxx33 البريد الإلكتروني. نأمل[email protected]

رقم: 009 / SU-SDS / III / 2019
مرفق: -
الموضوع: دعوة التنشئة الاجتماعية

عزيزي،
رئيس PT. حظ سعيد
جى. ديبونيغورو لا. 452 ماكاسار
في المكان

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

فيما يتعلق بالتغيير في موقف عدة مناصب في الفترة الرابعة في PT May Laris ، طيه ندعو ممثلين عن الشركة لترسيخ عملية تسليم المناصب التي سيتم تنفيذها على :

اليوم / التاريخ: الاثنين 2 أبريل 2019
الوقت: 08.00 - 10.00 بتوقيت غرب إندونيسيا
المكان: غرفة الاجتماعات PT. حظ سعيد
نموذج خطاب العرض

وبالتالي ، فإننا ننقل رسالة الدعوة هذه ، يرجى الحضور في الوقت المحدد. نشكرك على اهتمامك وتعاونك.

أطيب التحيات،

إلهام ريواندي ، سراج الدين

• ---

  نموذج رسالة رسمية للتفاوض

---

لا: 6G / 012/07/19
الموضوع: عرض
المرفقات: 1 (واحد) اقتراح

عزيزي.
مدير PT. سوريا مانديري
أطيب التمنيات،

نحن شركة تعمل في مجال التأمين ، وخاصة في تطوير التأمين الصحي والتأمين على الحياة. نود أن نقدم خدماتنا لشركتك ، على أمل أن نتعاون في مجال التأمين على الحياة.

خاصة لجميع الموظفين والموظفين كتأمين مفيد لضمان الصحة في المستقبل. نأمل حقًا في إقامة تعاون مع شركتك ، السيد / السيدة ، لاهتمامكم وتعاونكم الجيد ، نشكركم.

أطيب التحيات،

إيكا سينتوسا

• ---

  نموذج خطاب طلب رسمي

---

إحياء علم الدين
وود فارم ، لا. 22 جاكرتا
هاتف: 0218478887
________________________________

جاكرتا ، 21 يناير 2019
محرم 1441 هـ

الرقم: 768 / RE / YJM / DFG-IK-LOJMIO / XI / 19
الموضوع: التطبيق
المرفقات: 1 اقتراح

عزيزي
PT. سوروكو جايا عبادي
في المكان

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

فيما يتعلق بوجود ندوة دينية عقدت في مدرسة إحياء علم الدين الإسلامية الداخلية بجاكرتا ، والتي عقدت في:

اليوم / التاريخ: السبت 11 فبراير 2019
الوقت: 07.30 ثانية / يوم
المكان: مدرسة إحياء علم الدين الإسلامية الداخلية

لهذا نحن نمثل ممثلين عن المدارس الداخلية الإسلامية للمساعدة المالية للندوات الدينية التي تعقد مرة واحدة في السنة. كاعتبار ، نرفق ملف اقتراح بخصوص الندوة المزمع إجراؤها.

وهكذا نشكركم على خطاب التطبيق منا على مشاركتكم.

ولي أمر المدرسة الداخلية الإسلامية

محمد نور علم

• ---

  نموذج لخطاب الخدمة التجارية

---

PT. فاستانا بوانا بوترا
جى. كم سوتويو العامة. 4 باليمبانج 30195
هاتف. 0711 333768 فاكس. 0711 336789

الرقم: 003 / PTWST / 60 / VIII / 2018
الموضوع: الإخطار بالقوائم المالية
مرفق: -

عزيزي
كل الموظفين
PT. فاستانا بوانا بوترا
في المكان

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
من أجل تحسين إدارة PT. سوف يقوم Fastana Buana Putra بتسجيل وتقديم التقارير إلى جميع الموظفين والموظفين بحيث يمكن رؤية جميع الإيرادات والنفقات المتعلقة برواتب الموظفين بشفافية. لذلك يتوقع أن يكون حضوره في مناقشة التقرير على:

الأربعاء
التاريخ: 12 سبتمبر 2018
الوقت: 13.00 - انتهى
المكان: Hall of PT. فاستانا بوانا بوترا

وبالتالي فإننا ننقل رسالة الإخطار هذه ، لاهتمامكم ، نشكركم ونأمل في الاستفادة القصوى من وقت إجازتكم.

باليمبانج ، 8 سبتمبر 2018

المدير الرئيسي ل PT. فاستانا بوانا بوترا

سوكانتو تانوتو

• ---

  نموذج لخطاب السفر الرسمي

---

حكومة مدينة سوراكارتا
خدمة النظافة والمنتزه
ج.ل الوزير سوبينو رقم 346
هاتف (0271) 879876 فاكس. (0271) 8798675
سوراكارتا
——————————————————————-
وثائق السفر الرسمية
الرقم: 89 / DKP / II / 2016

في سياق تعاوننا بين وكالتنا ومكتب وكالتك ، نقوم بموجب هذا بتعيين المهام التالية:

الاسم: أنيسة براميسواري
المنصب: رئيس قسم التنظيف
العنوان: JL Mnteri Supeno No. 346 Surakarta

تتم الرحلة الرسمية بالشروط التالية:

المغادرة: 25 آذار (مارس) 2016
المركبات: الطائرات والسيارات
المطلب: بحث حول إدارة النفايات العضوية وغير العضوية وأثرها على العاملين الميدانيين

جميع نفقات سفر العمل والاستهلاك والإقامة هي من مسؤولية مؤسستنا ، وفقًا للوائح المعمول بها.

وبالتالي ، نأمل أن تقوم بمهمة السفر الرسمية هذه قدر الإمكان.

سوراكارتا ، 20 مارس 2016

د. رضوان جونهاستا ، م

NIP.19610220 199101 1003

• ---

  نموذج خطاب دعوة للعمل

---

PT. إحسان رايز
يان. Meuligoe No. 100 هاتف 545657 (0651)
باندا اتشيه

عمل الاستدعاء

الرقم: 151 / قرش. DA / SPK / VIII / 2015
الموضوع: نداء العمل
مرفق: -

استنادًا إلى نتائج الاختبار التحريري والمقابلة التي أجريت يوم الأربعاء الموافق 22 يونيو 2016 ، نحن من PT. يعتزم إحسان بانجكيت إعطاء استدعاء وظيفي لـ:

الاسم: عبد الرحمن
ذكر الجنس
العنوان: قرية Meunasah Baro ، Kec. جايا اتشيه بيسار

من المتوقع أن يتمكن المعنيون من بدء العمل بنشاط اعتبارًا من 11 يوليو 2016.

وهكذا تم استدعاء هذا العمل. وعلى اهتمامكم وتعاونكم نشكركم.
نموذج شهادة

باندا آتشيه ، 27 يونيو 2016
مصنوع بواسطة

مارياما ، أ. ام دي
ضابط الموظفين

وبالتالي فإن المراجعة من حول Knowledge.co.id عن نوع الخطاب الرسمي, نأمل أن تضيف إلى بصيرتك ومعرفتك. شكرا لزيارتك ولا تنسى قراءة مقالات أخرى.